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Nutzungsordnung für den E-Mail-Dienst des Erzbistums Köln

1. GELTUNGSBEREICH

 

1.1


Die nachfolgenden Bestimmungen gelten für die Nutzung des E-Maildienstes "@erzbistum-koeln.de" innerhalb der Domain (erzbistum-koeln.de), vertreten durch das Genersalvikariat, Marzellenstr. 32, 50668 Köln, Stabsabteilung Medien und Hauptabteilung Seelsorge-Personal.
Gegenstand dieser Ordnung ist die Nutzung einer dienstlichen E-Mail-Adresse durch berechtigte Personen (Nutzer).

 

 

 

2. NUTZERKREIS

 

 

2.1


Die Dienste von "@erzbistum-koeln.de" stehen Personen zur Verfügung, welche das Erzbistum Köln benennt. Der Nutzerkreis begrenzt sich auf Mitarbeiter im pastoralen Dienst (einschließlich der Pensionäre) sowie Mitarbeiter des Generalvikariats und angeschlossenen Dienststellen. Zur Nutzung des Dienstes ist die Angabe dienstlicher oder persönlicher Adressdaten erforderlich.

 

2.2


Beim registrierungspflichtigen E-Mail-Dienst "@erzbistum-koeln.de" wird für den berechtigten Nutzer ein Konto eingerichtet. Die Einrichtung erfolgt über das Generalvikariat. Nach der Einrichtung erhält der Nutzer eine Mitteilung über die persönlichen Zugangsdaten. Mit der Einrichtung eines Kontos beginnt im Regelfall die Ausführung der Dienstleistung.

 

2.3


Der Nutzer hat seine Kontaktdaten (Adresse) korrekt und vollständig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren. Änderungen sind der verantwortlichen Dienststelle im Generalvikariat - Hauptabteilung Seelsorge-Personal - zu melden.

 

2.4

 

Für den Nutzer wird verbindlich eine E-Mail-Adresse nach folgender Syntax eingerichtet: vorname.nachname@erzbistum-koeln.

Sonderzeichen sind aus technischen Gründen ausgeschlossen. Bei doppelten Namen sind Variationen notwendig. Bei Dienststellen, Einrichtungen und Organisationen werden keine Abkürzungen und Namen akzeptiert, die eine Verwechslung mit Institutionen, Amtsträgern oder Personen des öffentlichen Lebens nahe legen. Nicht zugelassen sind außerdem sämtliche Namen, die eine Nähe zu verfassungsfeindlichen Organisationen oder zu sittenwidrigem Hintergrund assoziieren.

 

 

 

3.  GEGENSTAND

 

 

3.1


Das Erzbistum Köln stellt dem Nutzer unter Berücksichtigung der Ziffern 4ff. dieser Nutzungsbedingungen eine dienstliche E-Mail-Adresse zur Verfügung. Das Konto (Postfach) zu dieser Adresse ist im Internet über folgende die Adressen erreichbar:

 

https://mail.erzbistum-koeln.de


https://webmail.erzbistum-koeln.de

 

Die Anmeldung auf dem E-Mail-Server erfogt über die Eingabe von Benutzername und Passwort. Die Verwaltung des Kontos kann mit jedem üblichen Browser (Internetprogramm zur Darstellung von Webseiten / Internetseiten) erfolgen. Der Postein- und –ausgang kann auch über ein gängiges E-Mail-Programm eingesehen oder abgerufen werden. Der E-Maildienst des Erzbistums Köln bietet den Zugriff auf POP3- und IMAP-Server. Der Zugriff auf den Server kann unverschlüsselt oder auch verschlüsselt erfolgen.

 

3.2


Die Bezeichnung der E-Mail-Adresse (das ist der Textteil vor dem Sonderzeichen "@" wird vom Erzbistum Köln, unter Berücksichtigung der in Ziffern 4ff. dieser Nutzungsbedingungen genannten Konvention, festgelegt. Jede E-Mail-Adresse endet mit "@erzbistum-koeln.de".

 

3.3


Die genauen Funktionalitäten von "@erzbistum-koeln.de" und die vom Nutzer vorzuhaltende Hard- und Softwareumgebung unter Einschluss des Internetzugangs ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung für "@erzbistum-koeln.de". Die Leistungsbeschreibung ist veröffentlicht auf den Seiten der Internetadministration:


http://www.erzbistum-koeln.de//medien/internet/email-fuer-pastorale-dienste/

 

3.4


Für den E-Maildienst besteht seitens des Erzbistums Köln ein technischer Support durch die Firma  ECKD der telefonisch wie folgt erreichbar ist:

 

Telefon: 0221-120669950

 

Die Unterstützung zu technischen Fragen erfolgt durch telefonische Beratung oder E-Mail-Nachricht von


Montag bis Freitag: 07.30 Uhr bis 17.30 Uhr

 

Die Erreichbarkeit des Telefonsupports zu den genannten Tageszeiten ist ohne Gewähr. Es besteht kein Anspruch auf eine bestimmte Reaktionszeit für den angebotenen telefonischen Support.
Alle Fragen zu den Personaldaten werden durch die Hauptabteilung Seelsorge Personal bearbeitet.

 

Erzbistum Köln - Generalvikariat
Hauptabteilung Seelsorge-Personal
Personaleinsatz Pastorale Dienste
Marzellenstr. 32
50668 Köln

Tel.:   0221-1642-1512
Fax.:  0221-1642-1474

 

E-Mail: einsatz-pastorale-dienstel@erzbistum-koeln.de
Internet: erzbistum-koeln.de

 

3.5


Indem der Nutzer sich unter Eingabe seines Benutzernamens und Passwort auf dem E-Mail-Server anmeldet, erkennt er diese Nutzungsbedingungen an.

 

3.6


Die Verbindlichkeit der Nutzungsbedingung kommt mit Bestätigung der Einrichtung eines E-Mail-Adresse durch das Erzbistum Köln zustande.

 

 

 

4.  RECHTE UND PFLICHTEN DES NUTZERS/WIDERRUF

 

 

4.1


Der Nutzer hat das Recht aus wichtigem Grund, die dienstliche Nutzung dieser E-Mail-Adresse / Postfach ablehnen. Die Ablehnung erfolgt durch schriftlichen Widerruf durch Angabe von Gründen.

 

4.2


Jeder Nutzer trägt die vollständige Verantwortung für seine Aktivitäten innerhalb des "@erzbistum-koeln.de". Der Nutzer verpflichtet sich, das geltende Recht der Bundesrepublik Deutschland einzuhalten und keine Rechte Dritter zu verletzen.

 

4.4


Nutzeraktivitäten, die darauf ausgerichtet sind, die Dienste von "@erzbistum-koeln.de" funktionsuntauglich zu machen oder zumindest deren Nutzung zu erschweren, sind verboten und können zivil- und strafrechtlich verfolgt werden. Untersagt sind insbesondere Maßnahmen, die die physikalische und logische Struktur von "@erzbistum-koeln.de" oder eines dazugehörigen Dienstes beeinflussen können.

 

4.5


Der Nutzer ist verpflichtet, seinen Zugang gegen die unbefugte Verwendung durch Dritte zu schützen. Der Nutzer ist zur Geheimhaltung seines Passworts verpflichtet. Der Nutzer haftet für jede durch sein Verhalten ermöglichte unbefugte Verwendung seiner Adresse "@erzbistum-koeln.de", soweit ihn ein Verschulden trifft. Der Nutzer hat das Erzbistum Köln umgehend zu benachrichtigen, falls er den begründeten Verdacht hat, dass ein Missbrauch seiner Adresse "@erzbistum-koeln.de" vorliegt.

 

4.6


Die Nutzung der Adresse "@erzbistum-koeln.de" ist für den Massenversand von Nachrichten (Spamming, E-Mail-Bombing, etc.) und jede andere Form von massenhafter Versendung von Werbe- oder Marketingbotschaften nicht gestattet. Bei Zuwiderhandlung ist der Nutzer zum Ersatz des möglicherweise entstandenen Schadens. Der Versandt von dienstlichen Nachrichten und Mitteilungen an bestimmte Personen und Personengruppen sowie kirchliche Zielgruppen (z. B. Kirchenvorstand, Pfarrgemeinderat etc.) ist von dieser Regelung ausgenommen.

 

4.7


Der Nutzer stellt das Erzbistum Köln von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die infolge einer Verletzung der vorgenannten Pflichten und/oder schädigender Handlungen des Nutzers gegen das Erzbistum Köln geltend gemacht werden. Der Nutzer trägt ferner die Kosten, die dem Erzbistum Köln durch eine entsprechende Inanspruchnahme durch Dritte entstehen, und leistet Ersatz für darüber hinausgehende Schäden.

 

4.8


Sämtliche vorgenannten Pflichten gelten für die Nutzung der Adresse "@erzbistum-koeln.de".

 

 

 

5.  BEACHTUNG VON URHEBERRECHTEN

 

 

5.1


Es dürfen nur solche Inhalte gesendet oder empfangen verwendet werden, für die der Nutzer die dazu erforderlichen Rechte (insbesondere Urheber- und Leistungsschutzrechte) hat. Die Verbreitung von rechtswidrigen Kopien per E-Mail ist verboten.

Eine unerlaubte Vervielfältigung und Verbreitung mit diesem Dienste kann vom Erzbistum Köln durch zivil- und auch strafrechtliche Maßnahmen verfolgt werden.

 

5.3


Abschnitt 4.8 findet sinngemäß Anwendung.

 

 

 

6. UNERWÜNSCHTER NACHRICHTEN

 

 

6.1


Der Nutzer werden Nachrichten die als "Spam-Mail" / "Junk-Mail" angesehen automatisch gekennzeichnet im Betreff der Nachricht. Hierzu hat das Erzbistum Köln hat Filter gegen unerwünschte Nachrichten (Spam / Junk) aktiviert (siehe Ziff. 6.2). Mit der Aktivierung der Spam-Filter werden sämtliche eingehenden E-Mails automatisch mithilfe verschiedener Verfahren daraufhin geprüft, ob es sich dabei um Spam-Mail handelt. Wird eine Nachricht infolge der Filterung als Spam identifiziert, wird sie in der Betreffzeile mit dem Zusatz "{Spam}" oder "[Spam]" gekennzeichnet und in den Ordner "Spamverdacht" abgelegt. E-Mail-Nachrichten mit der Kennzeichnung "{Spam}" werden nach Eingang in dem Ordner "Spamverdacht" 30 Tage vorgehalten und dann automatisch gelöscht. Die automatisch gelöschten E-Mails können nicht wieder hergestellt werden! Es ist möglich, dass vom Nutzer erwünschte E-Mails fälschlicherweise als Spam gekennzeichnet werden. Der Nutzer hat die Möglichkeit im Ordner "Spamverdacht" fälschlich gekennzeichnete E-Mails zu identifizieren. Bei Nutzern, welche Ihre E-Mails automatisch weiterleiten auf eine externe E-Mail-Adresse erfolgt aus technischen Gründen nur eine Kennzeichnung der E-Mails, welche als "Spam-Mails" erkannt werden.

 

6.2

 

Nachrichten welche mit einem Schadenscode / Computervirus (Computerwürmer und Trojanische Pferde) versehen sind werden umgehend gelöscht. Der Nutzer hat keinen Anspruch auf die Zustellung von E-Mails, welche durch automatisierte Verfahren als schädlich identifiziert werden.  Die Klassifizierung als Computervirus bezieht sich hierbei auf die Verbreitungs- und Infektionsfunktion von Computern, IT-Netzwerke und Daten durch E-Mail-Dienste. Ein umfassender Schutz vor schädlichen E-Mail-Zusendungen kann das Erzbistum Köln nicht gewährleisten. Da kein auf dem Markt befindliches Virenschutzprogramm eine hundertprozentige Sicherheit bieten kann. Dies beruht u.a. auf der Vielzahl der sich im Umlauf befindlichen Viren und deren ständiger Aktualisierung. Der Nutzer wird deshalb ausdrücklich darauf hingewiesen, dass auch geprüfte E-Mails einen Virus enthalten können. Der Nutzer hat insbesondere vor diesem Hintergrund für eine aktuelle Sicherung seiner Daten selber Sorge zu tragen.

 

 

7.  RECHTE DES ERZBISTUMS KÖLN

 

 

7.1


Das Erzbistum Köln behält sich vor, Adressen aus gewichtigem Grund Adressen und Konten zu sperren. Das Erzbistum Köln kann eine Adresse "@erzbistum-koeln.de" insbesondere aus den in Ziffern 4ff. genannten Gründen sperren. Eine solche Ablehnung stellt einen wichtigen Kündigungsgrund dar. Aus Gründen der Sicherheit erfolgt eine automatische Sperrung dann, wenn Kennwort oder und Benutzername drei mal falch eingegeben wurde.

 

7.2


Im Falle einer Adress- und Kontosperrung erhält der Kontoinhaber Unterstützung und Informationen durch den Support (siehe Abschnitt 3.4).

 

7.3


Bei einem Verstoß gegen diese Nutzungsbedingungen oder dem begründeten Verdacht eines Verstoßes durch einen Nutzer ist das Erzbistum Köln berechtigt, den jeweiligen Nutzer auszuschließen und ggf. die von ihm verwendeten bzw. an ihn adressierten Inhalte unverzüglich zu löschen. Das Erzbistum Köln wird dem Nutzer vor Ausschluss eine Warnung mit angemessener Fristsetzung zusenden, es sei denn der Verstoß ist derart schwerwiegend, dass dem Erzbistum Köln eine Fortsetzung des Nutzungsverhältnisses nicht zumutbar ist.

 

 

8.  KÜNDIGUNG / EINSTELLUNG DER DIENSTE

 

 

8.1


Das Erzbistum Köln behält sich das Recht vor, den E-Dienst "@erzbistum-koeln.de" jederzeit ein- oder umzustellen oder sonstig zu ändern. Dies umfasst auch eine Änderung dieser Nutzungsbedingungen. Das Erzbistum Köln behält sich insbesondere das Recht vor, eine Kostenpflicht für einzelne Dienste einzuführen. Das Erzbistum Köln wird den Nutzer hierüber bei Bedarf im Voraus informieren.

 

8.2


Bei kostenpflichtigen oder registrierungspflichtigen Diensten kann der Nutzer bis zu 4 Wochen nach Zugang der Information über die Änderung der Nutzungsbedingungen oder der Dienste das Nutzungsverhältnis kündigen. Kündigt der Nutzer nicht, wird das Nutzungsverhältnis zu den geänderten Bedingungen fortgesetzt.

 

8.3


Sowohl das Erzbistum Köln als auch der Nutzer sind berechtigt, das Nutzungsverhältnis mit einer Kündigungsfrist von 4 Wochen ohne Angabe von Gründen jederzeit zu beenden.

 

8.4


Unberührt hiervon bleiben die Kündigungsrechte des Erzbistums Köln gemäß Ziffer 6

 

 

9.  VERGÜTUNG

 

 

9.1


Das Produkt "@erzbistum-koeln.de" ist für die Nutzer mit keinen Kosten verbunden außer den Kosten, welche sich aus der Nutzung des Dienstes resultieren.

 

 

10. DATENSCHUTZ

 

 

10.1


Das Erzbistum Köln schützt die Daten seiner Nutzer. Das Erzbistum Köln behandelt diese Daten vertraulich und stellt sie Dritten nicht zur Verfügung.

 

10.2


Das Erzbistum Köln weist darauf hin, dass persönliche Daten seiner Nutzer elektronisch verarbeitet werden.

 

10.3


Das Erzbistum Köln ist berechtigt, anonymisierte Nutzerinformationen Dritten für demographische Zwecke zur Verfügung zu stellen. Die anonymisierten Daten dürfen vom Erzbistum Köln ferner zur Erstellung von Statistiken und Trenderkennungen sowie zur Qualitätssicherung verwendet werden.

 

10.4


Bei Kündigung des registrierungspflichtigen Dienstes werden die für den Nutzer gespeicherten Daten mit Wirksamkeit der Kündigung gelöscht, es sei denn, ihre weitere Verwahrung ist gesetzlich vorgesehen.

 

10.5


Die personenbezogenen Daten und Informationen im Adressbuch sind nur für den dienstlichen Gebrauch bestimmt. Der Nutzer darf die im Adressbuch enthaltenden Personendaten nicht an Dritte weitergeben. Die Verbreitung der Adressendaten in jeglicher Form ist untersagt. Diese Daten dürfen auch nicht in andere elektronische Anwendungen (Software, Geräte und Computer) exportiert werden.

 

 

11. GEWÄHRLEISTUNG/HAFTUNG

 

 

11.1


Das Erzbistum Köln gewährleistet nicht, dass seine Dienste jederzeit erreichbar oder fehlerfrei sind. Dies gilt insbesondere, soweit der Zugriff auf die Dienste durch Störungen verursacht wird, die außerhalb der Sphäre des Erzbistums Köln liegen. Das Erzbistum Köln übernimmt insbesondere keine Gewähr dafür, dass verschickte Nachrichten den Empfänger richtig erreichen, soweit bei der Nachrichtenübermittlung außerhalb des Servers von "@erzbistum-koeln.de" ein Fehler auftritt.

 

11.2


Das Erzbistum haftet nicht für die Prüfmechanismen auf unerwünschte Nachrichten (Spam- / Junk-E-Mails). und den Folgen von nicht zugestellten E-Mails und Dokumenten (vgl. Ziffer 6).

 

11.3


Das Erzbistum Köln haftet nur, soweit ihm, seinen Erfüllungsgehilfen und/oder gesetzlichen Vertretern ein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten zur Last fällt. Dies gilt nicht, soweit wesentliche Pflichten des Vertrags durch das Erzbistum Köln, seinen Erfüllungsgehilfen und/oder gesetzlichen Vertreter verletzt werden.

 

11.4


Im Falle leichter Fahrlässigkeit ist eine Haftung des Erzbistums Köln und/oder seinen Erfüllungsgehilfen und gesetzlichen Vertretern bei Vermögensschäden hinsichtlich mittelbarer Schäden, insbesondere Mangelfolgeschäden, unvorhersehbarer Schäden oder untypischer Schäden sowie entgangenen Gewinns ausgeschlossen.

 

11.5


Eine gesetzlich vorgeschriebene verschuldensunabhängige Haftung des Erzbistums Köln - insbesondere eine Haftung nach Produkthaftungsgesetz sowie eine gesetzliche Garantiehaftung - bleibt von den vorstehenden Haftungseinschränkungen unberührt. Gleiches gilt für die Haftung des Erzbistums Köln bei schuldhafter Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit eines Nutzers.

 

11.6


Die Ziffern 11.1 bis 11.6 umfassen sämtliche vertraglichen und gesetzlichen Ansprüche, die aus dieser Vereinbarung bzw. der Nutzung der Dienste von "@erzbistum-koeln.de" resultieren.

 

Stand 01.12.2010

Erzbistum Köln - Generalvikariat

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