210 Administration und Controlling

Die Abteilung Administration und Controlling ist für die Umsetzung der allgemeinen Verwaltungsabläufe in der Hauptabteilung Seelsorge verantwortlich. Im Rahmen dieser Aufgabenstellung unterstützt sie die Hauptabteilungsleitung sowie die einzelnen Abteilungen in den jeweils relevanten Steuerungs- und Controllingaufgaben. Hierbei werden die Geschäftsabläufe hinsichtlich ihrer Effektivität und insbesondere hinsichtlich ihrer Schnittstellen analysiert um folgende Ziele zu erreichen:

• Effiziente Prozessabläufe unter Berücksichtigung der inhaltlichen Anforderungen
• Reduzierung der Kosten durch Fehlervermeidung und Einführung sowie Einhaltung von Qualitätsstandards

Zu den übergreifenden Aufgaben der Abteilung Administration und Controlling für den Aufgabenbereich der Hauptabteilung Seelsorge gehören exemplarisch:

• Koordination des Arbeitsschutzes

• Koordination IT-Fragen für die Hauptabteilung, das Bildungswerk der Erzdiözese Köln e.V., sowie den Katholischen Jugendarbeit e.V.
• Personalmanagement für die Hauptabteilung und das Bildungswerk (Beratung / Unterstützung der Dienstgebervertreter gegenüber den MAV´en, vorbereitende Personalsachbearbeitung, Klärung von Personalfragen und –verfahren).
• Beratung und Begleitung in Fragen der Haushaltsaufstellung und Haushaltsüberwachung der Kostenstellenverantwortlichen.

211 Referat Geschäftsstelle Bildungswerk

• Geschäftsführung für das Bildungswerk der Erzdiözese Köln e.V.

-         Organisation und Aufbau des Rechnungswesen
-         Planung und Überwachung des Vollzugs des Gesamthaushaltes des Bildungswerkes
-         Betriebswirtschaftliche Steuerung (Controlling) des Bildungswerkes

• Organisationsentwicklung der Einrichtungen des Bildungswerkes
• Federführung und Begleitung der Prüfungen durch die BPG, Bezirksregierung, Landesrechnungshof, Landschaftsverband usw.
• Zusammenarbeit mit öffentlichen Stellen (Ministerien, Kommunen, Versorgungsämtern) zur Prüfung und Umsetzung möglicher Förderprogramme
   

212 Referat Geschäftsstelle Kategoriale Seelsorge

• Wirtschaftsplanung und Finanzbuchhaltung für die Hauptabteilung mit allen Abteilungen

-         Unterstützung bei der Aufstellen des Wirtschaftsplans

-         Durchführung Rechnungswesen (MACH)

-         Berichtswesen für die Kostenstellenverantwortlichen

-         fachliche Unterstützung der Hauptabteilung in allen Haushalts- und Finanzfragen

• Geschäftsführung Katholische Jugendarbeit e.V.

-         Vorbereitung und Umsetzung der Vorstandsentscheidungen

-         Organisation, Weiterentwicklung und Durchführung des Rechnungswesens

-         Betriebswirtschaftliche Steuerung (Controlling)

-         Absicherung und Steuerung der bedarfsgerechten Ausstattung der Geschäftsstellen

• Umsetzung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Förderprogramme der Hauptabteilung Seelsorge

-         Fortschreibung der Fördersystematik nach Vorgabe durch die Fachabteilung

-         Antragsprüfung, Mittelbewilligung, Verwendungsprüfung

-         Berichtswesen über den Einsatz der Fördermittel