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EDV Beauftragter für Rendanturen und Kirchengemeinden
Im Rahmen des Projektes „Verwaltungsentlastung der Pfarrer“ ist in der Hauptabteilung Seelsorgebereiche die Stelle „DV-Beauftragter für Rendanturen und Kirchengemeinden“ eingerichtet worden. Aufgabe dieser Stelle ist es, den Auf- und Ausbau der Datenverarbeitungs-Systeme in Rendanturen und Kirchengemeinden zu koordinieren, damit die zunehmend komplexeren Kommunikationsabläufe in größerer gewordenen Einheiten effizient unterstützt werden. Für diese Aufgabe steht Ihnen als Ansprechpartner zur Verfügung:
Thomas Pocha
Erzbischöfliches Generalvikariat, Hauptabteilung Seelsorgebereiche,
Marzellenstr. 32, 50668 Köln
Tel.: 0221 1642-1007, Fax: 0221 1642-1090,
Mobil: 01520 1642 156
Was ist bisher geschehen?
Im Rahmen des Projektes „Handbuch Pastoralbüro“ wurden zur Optimierung der büroübergreifenden Zusammenarbeit in den Seelsorgebereichen oder fusionierten Gemeinden allgemeine technische Empfehlungen erarbeitet, die sich in regelmäßig aktualisierter Fassung im „Handbuch Pastoralbüro“ befinden. Diese allgemeinen Empfehlungen wurden in vielfältigen einzelnen Beratungsgesprächen vor Ort mit örtlichen Ausschüssen oder Fachleuten für die jeweils individuelle Situation konkretisiert.
Zu einem besonderen Schwerpunkt hat sich die Konzeption und Einführung einer neuen Software zur Unterstützung der Pfarrbüros bei den vielfältigen Arbeiten rund um Kalender, Dienstplanung und Raumverwaltung (KaPlan) entwickelt. Die Software, die in Zusammenarbeit mit einer externen Firma erstellt wurde und jetzt auch noch fortlaufend optimiert wird, wird im Erzbistum Köln den Kirchengemeinden durch einen Rahmenvertrag kostenlos zur Verfügung gestellt, aber nur in Verbindung mit Schulungen eingeführt. Mit diesem Programm konnte eine lang erhoffte Unterstützung für die Arbeit in den Büros angeboten werden, was sich in der sehr guten Resonanz widerspiegelt: KaPlan wird derzeit (Stand: Sommer 2011) bereits in 111 Seelsorgebereichen mit Erfolg eingesetzt. Dabei sind bereits mehr als 500 Programmbenutzer (überwiegend Pfarramtssekretärinnen) in die Handhabung des Programms eingewiesen worden. Allgemeine Hinweise zu KaPlan finden Sie sowohl im Handbuch Pastoralbüro als auch auf der externen Homepage der Entwicklungsfirma (www.kaplan-software.de).
Als Angebot speziell für alle Kirchengemeinden, die noch keine entsprechende Infrastruktur (Server, Vernetzung) haben, wird für den Einsatz von KaPlan ein Hostingkonzept angeboten. Damit wird eine gemeinsame Nutzung des Programms über internetfähige PC ohne Investition in eigene Infrastruktur und ohne weitere Aufwände für lokale Betreuung ermöglicht. Speziell über diesen Weg sind in vielen Seelsorgebereichen (mehr als 75 nutzen Hosting) über die Einführung von KaPlan wesentliche Schritte zum Auf- oder Ausbau einer vernetzten Infrastruktur und damit zur büroübergreifenden Zusammenarbeit gemacht worden.
Eine Vielzahl von Rahmenverträgen für kirchliche Einrichtungen und deren Mitarbeiter wurde in den zurückliegenden Jahren auf Ebene des VDD über die WGKD (Wirtschaftsgesellschaft der Kirchen Deutschlands) abgeschlossen. Sie stehen nach Anmeldung auf der entsprechenden Seite (www.wgkd.de) zur Verfügung. In der Umsetzung stellt sich immer wieder heraus, dass Rahmenverträge oft nur geringe praktische Auswirkungen haben. Das große Engagement ehrenamtlicher Fachleute vor Ort stellt selbst keine unmittelbare finanzielle Last dar, führt aber sehr häufig dazu, dass im Einzelfall bessere Konditionen beim ohnehin präferierten örtlichen Dienstleister erreicht werden können. Zumindest zur Orientierung und als Preisvergleich sind Rahmenverträge aber in jedem Fall nützlich. Günstige Rahmenverträge gibt es auch auf Bistumsebene mit der Deutschen Telekom (s. Amtsblatt 2010, Nr. 165).
Die Zusammenlegung verschiedener Rendanturen zu jetzt insgesamt 16 größeren Einheiten im Erzbistum ging vielfach einher mit erheblichen Anpassungen im technischen Umfeld, um zu einem gemeinsamen und weitgehend aktuellen Standard bei Hard- und Softwareausstattung zu kommen. Dabei wurde eine vergleichbare Qualität der technischen Ausstattung wie im Generalvikariat angestrebt und weitgehend auch umgesetzt.
Als zusätzliche positive Begleiterscheinung dieser Zusammenlegungen ist es zu einer Konzentration auf einige wenige EDV-Dienstleister gekommen, die überwiegend mehrere Rendanturen und meist auch etliche Kirchengemeinden betreuen. Diese EDV-Dienstleister haben mittlerweile große Erfahrung und hohe Expertise im kirchlichen Umfeld erworben und sind mit typischen technischen Fragestellungen in Rendanturen und Kirchengemeinden bestens vertraut.
Die technischen Voraussetzungen für den Vor-Ort Einsatz der Verwaltungsreferenten sind bistumsweit geschaffen worden. In Summe sind etwa 25% der Arbeitsplätze in den Rendanturen mit mobiler IT-Infrastruktur mit Zugang in das örtliche Netz der Rendantur und zu den zentralen Anwendungen im Bistum ausgestattet worden. Die tatsächliche Implementierung der Funktion des Verwaltungsreferenten mit Einsatz vor Ort in den Kirchengemeinden ist durch die Überlagerung mit anderen Aufgaben (Stichwort: Neues Finanzwesen) in den verschiedenen Regionen allerdings noch unterschiedlich ausgeprägt.
Eine im Generalvikariat durchgeführte IT-Sicherheitsanalyse durch eine externe Firma wird exemplarisch auch auf die IT-Infrastrukturen und IT-Dienstleister der Rendanturen ausgeweitet, um evtl. Defizite erkennen und allgemeine Maßnahmen und Empfehlungen ableiten zu können.
Im letzten Jahr wurden dann beginnend mit der Anbindung der Rendanturen erste Schritte zu einem bistumsweiten Hochverfügbarkeitsnetz auf der Basis einer einheitlichen Infrastruktur geschaffen. Eine erhebliche Ausweitung dieses Netzes findet zurzeit gerade durch die Anbindung der Kindertagesstätten statt, für deren Verwaltung eine neue Software (KitaPlus) entwickelt und auf zentralen Systemen betrieben wird.
Was ist in nächster Zeit beabsichtigt?
Die grundsätzliche Einführung von KaPlan im Erzbistum dürfte weitgehend abgeschlossen sein; deshalb wird jetzt der Schwerpunkt auf die weitere Optimierung der Software und Vermittlung vertiefter Kenntnisse gelegt. Sowohl ein neuer Newsletter seitens der Entwicklungsfirma als auch spezielle Schulungen und Workshops, die vom Bistum angeboten werden, sollen sicherstellen, dass das Produkt vor Ort möglichst umfassend genutzt wird.
Bei künftigen Empfehlungen zu Hardwareausstattungen werden Aspekte der Umweltverträglichkeit als ein wesentliches Entscheidungsmerkmal stärker berücksichtigt (Stichwort: Green-IT).
Die konkrete individuelle Beratung von Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbänden bei der Planung und Umsetzung von (technischen) Veränderungen in der Büroorganisation auf Basis der vorliegenden Standardempfehlungen wird immer stärker in Anspruch genommen.
Da dieses Beratungsangebot nicht die Eigenständigkeit und Entscheidungshoheit der örtlichen Gremien in Frage stellt, ist Art und Umfang der Unterstützung in den einzelnen Seelsorgebereichen sehr unterschiedlich, jeweils abhängig von den konkreten Gegebenheiten (lokaler Dienstleister, DV Know-How, vorhandene Ausstattung etc.). Oft ist es sinnvoll, bereits frühzeitig im Planungsstadium mitzuwirken, in anderen Fällen erweist es sich als hilfreich aber auch als ausreichend, wenn vorliegende Angebote noch einmal zusätzlich geprüft und kommentiert werden.
Bitte machen Sie in Ihren Kirchengemeinden von diesem Angebot auch weiterhin regen Gebrauch und kommen Sie mit Fragen, Anregungen, Wünschen auf mich zu.
Mit freundlichen Grüßen
Thomas Pocha
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