Gebäudeerfassung in Kirchengemeinden

Gebäudeerfassung

Die Gebäudeerfassung im Erzbistum Köln – auf der Zielgeraden

Das Projekt 'Gebäudeerfassung im Erzbistum Köln' wurde ins Leben gerufen, um den Kirchengemeinden, den Rendanturen und dem Erzbischöflichen Generalvikariat die Gebäudeplanung und -verwaltung zu erleichtern.

Im Rahmen des Projektes werden notwendige Informationen über den kirchengemeindlichen Gebäudebestand digital hinterlegt, so dass sie leicht auffindbar sind und nach unterschiedlichen Kriterien ausgewertet werden können. Damit wird den Kirchengemeinden ein wichtiges Werkzeug für die Betreuung und Entwicklung ihres Gebäudebestands sowie für Maßnahmen im Bereich Klimaschutz und Energiemanagement zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus wird durch den gemeinsamen Zugriff auf den gleichen Datenbestand das Tagesgeschäft in den Rendanturen und im Erzbischöflichen Generalvikariat erleichtert.

Mittlerweile sind alle Kirchengemeinden, die sich am Projekt beteiligen wollten, erfasst oder sind derzeit in der Erfassung. Dadurch konnten bereits sehr viele Daten für das Tagesgeschäft bereitgestellt werden. Die Erfassung der noch ausstehenden Kirchengemeinden wird Ende 2022 abgeschlossen werden.

An dieser Stelle möchten wir Ihnen das Projekt vorstellen und Fragen zu den Zielen, der Konzeption und dem Ablauf der Gebäudeerfassung beantworten.

Fragen zur Gebäudeerfassung

Das Ziel der Gebäudeerfassung ist, dass Kirchengemeinden, Rendanturen und das Erzbischöfliche Generalvikariat auf die gleichen Informationen zum kirchengemeindlichen Gebäudebestand zugreifen können.

Diese Gebäudeinformationen, die verstreut in teils analoger, teils digitaler Form in Akten, Archiven und auf Laufwerken vorhanden waren, wurden im Rahmen der Gebäudeerfassung zusammengetragen sowie durch weitere Informationen ergänzt und zentral digital abgelegt. 

Auf diese Weise liefert die Gebäudeerfassung Grundlagen für:

  • Vereinfachung der Bauabwicklung           
  • Strategische Pastoral- und Gebäudeplanung auf allen Ebenen
  • Klimaschutz und Schöpfungsverantwortung (Energie)
  • Wirtschaftlichkeit und Kostenreduzierungen
  • Bilanzierung und Transparenz der Vermögenswerte
  • Steuerrechtlich einwandfreie Bemessung von Dienstwohnungen
  • Haus- und Mietverwaltung in den Rendanturen
  • Baubudgetcontrolling in den Rendanturen
  • Inventarisation der Kirchengebäude

Im Rahmen der Gebäudeerfassung wurden vielfältige Informationen und Dokumente zum kirchengemeindlichen Gebäudebestand zusammengetragen und zentral abgelegt, so dass alle beteiligten Personenkreise immer auf die gleichen aktuellen Informationen zugreifen können.

Folgende Informationen wurden zusammengetragen:

  • Grundinformationen zum Gebäude (z.B. Baujahr, Architekt, Zustand, etc.)
  • Informationen zu Flächen und Nutzungen
  • Informationen zum dazugehörigen Grundstück
  • Informationen aus dem Bereich Umwelt/Energie (Heizungsanlagen, Zähler und energetische Schwachstellen)

Folgende Dokumente wurden abgelegt:

  • Pläne (Grundrisse, Schnitte, Ansichten)
  • Fotos des Gebäudes
  • Fotos der Zähler und ggf. ein Zählerschema
  • Schemata zur Nutzung der Dienstwohnungen

Gebäudeerfassung im Team

Die Konzeption, Steuerung, Finanzierung und Leitung des Projektes obliegt der Hauptabteilung Entwicklung Pastorale Einheiten. Auftraggeber ist Msgr. Markus Bosbach (Leiter HA Entwicklung Pastorale Einheiten), die Projektleiterin ist Katherin Bollenbeck (Leiterin der Abteilung Bau im Seelsorgebereich). Unterstützt wird die Projektleitung, neben der Projektleitungsassistenz (Felix Lammert-Siepmann) durch eine externe Projektsteuerung, die das Büro neubighubacher aus Köln übernommen hat. Das Tagesgeschäft des Projektes wird durch das Projektbüro (Annette Dörrwächter und Jürgen Kreuter) im Generalvikariat abgewickelt.

Die vom Generalvikariat beauftragten externen Erfasser sind Architekten, die bereits Bauprojekte für Kirchengemeinden im Erzbistum Köln durchgeführt haben und mit vielen Kirchengemeinden vertraut sind. Die Erfasser wurden umfassend auf das IT-System geschult, besichtigten jedes Gebäude und nahmen alle relevanten Informationen auf. Sie dokumentierten Gebäude fotografisch, erstellten Zählerschemata sowie die von den Steuerbehörden geforderten Grundrissschemata von Dienstwohnungen. Die unterschiedlichen gebäudebezogenen Informationen wurden anschließend in die eigens dafür angepassten Software festgehalten oder auf einem zentralen Laufwerk abgelegt.

Die Kirchengemeinden unterstützten, indem sie vorab Pläne zu recherchierten sowie Informationen zu Zählern zusammenzutrugen, um diese den Erfassern zu Verfügung zu stellen.

Alle Daten wurden im Anschluss einer umfassenden Qualitätsprüfung durch das Projektbüro und ausgesuchte Erfasserbüros unterzogen, damit alle relevanten Daten vorhanden und in sich stimmig sind, um sie in der Folge für die weitere Nutzung freigegeben zu können.

  

Nach Abschluss der Erfassung stehen den Kirchenvorständen über die Rendanturen folgende Informationen zu Verfügung:

1. Telerik: Je Gebäude kann ein formatierter Bericht als pdf. aus den Daten erzeugt werden, der von der Rendantur auf Anforderung per E-Mail dem Kirchenvorstand zur Verfügung gestellt wird. Er beinhaltet Daten zum Gebäude, zu technischen Anlagen, Zählern, energetischen Schwachstellen und zukünftig voraussichtlich auch Verbrauchsmengen von Energie und Wasser im Vergleich über mehrere Jahre. In diesem Fall können dann Kosten, Energiebedarf und CO2-Emissionen je Gebäude verfolgt werden und Klimaschutzmaßnahmen können gezielter getroffen werden.

2. Excel-Tabellen: Die Daten eines Seelsorgebereichs können auch nach unterschiedlichen Kriterien in einer Exceltabelle ausgewertet werden.

3. Word-Auswertungen: Je Gebäude können außerdem Auswertungen in Word für die Bereiche Gebäude, Dienstwohnungen oder Umwelt/Energie (Heizungsanlagen, Zähler, etc.) bei der Rendantur angefordert werden. Diese ermöglichen es auf einfache Weise, Daten zu ergänzen bzw. zu aktualisieren, um sie dann wieder ins System einzupflegen.

Außerdem sind die Verwaltungsleitenden auf die Daten und hinterlegten Dokumente freigeschaltet, um auch im Pastoralbüro einen schnellen und direkten Einblick in die Gebäudeinformationen zu ermöglichen.

Die Daten, die im Zuge der Gebäudeerfassung aufgenommen wurden, bilden die Basis für weitere Anwendungen des IT-Programms sowie Grundlagen für andere Erhebungen. Dies sind:

  • Haus- und Mietverwaltung in den Rendanturen (in Umsetzung)
  • Baubudgetcontrolling (in Umsetzung)
  • Bilanzierung der Kirchengemeinden
  • Dienstwohnungsverwaltung
  • Kircheninventarisierung
  • Heizungs-Check der Abteilung Schöpfungsverantwortung

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