KV-Newsletter | Ausgabe Dezember 2020

7. Dezember 2020

KV-Newsletter | Ausgabe Dezember 2020

Liebe Leserin, lieber Leser,

die Digitalisierung erfasst zunehmend viele Lebensbereiche. Die Corona-Pandemie verstärkt und beschleunigt diese Entwicklung. In der Kommunikation ist der Austausch über digitale Kanäle eine Selbstverständlichkeit. Die Einhaltung der Regeln und Anforderungen des Datenschutzes sollte ebenso selbstverständlich sein. Was bei der Nutzung von Adressen in E-Mail-Verteilern zu beachten ist, erfahren Sie im heutigen KV-Newsletter. 

Die regelmäßigen Nachrichten aus dem Projekt „Bilanzierung und Umsatzsteuer in Kirchengemeinden“ widmen sich in der heutigen Ausgabe unter anderem der Umstellung auf die Standards des Handelsgesetzbuchs. 

Gegen Ende dieses in vielerlei Hinsicht ungewöhnlichen Jahres ist es mir ein Anliegen, Ihnen für Ihr besonderes Engagement in den Kirchenvorständen zu danken. Ich weiß, dass es für viele von Ihnen momentan nicht leicht ist, für unsere Kirche ehrenamtlich tätig zu sein. Doch wir können als Kirche im Erzbistum Köln nur dann in eine gute Zukunft gehen, wenn sich viele Menschen an unterschiedlichen Stellen einsetzen. Und viele von Ihnen wissen aus Ihrem beruflichen Kontext, dass sich strukturelle Rahmenbedingungen ändern müssen, um Zukunftsfähigkeit zu entwickeln oder zu erhalten. 

Gott hat in seiner Menschwerdung aus einem armseligen Stall den Ort des Offenbarwerdens seiner verborgenen Herrlichkeit gemacht. Kirche wird auch bei geringer werdenden Ressourcen ihren Sendungsauftrag dort erfüllen, wo Jesus Christus berührbar und erfahrbar wird. Ein Blick in die Weltkirche zeigt uns das oft sehr beeindruckend. 

Die Finanzkraft des Erzbistums wird in den kommenden Jahren deutlich abnehmen. Die aktuelle Etappe des pastoralen Zukunftsweges hat Wege aufgezeigt, wie wir dem begegnen können. Ich würde mich freuen, auch in den kommenden Jahren auf Ihre Mitarbeit in den Kirchenvorständen bauen zu können, um vieles davon umzusetzen. Dann werden wir auch zukünftig lebendige Zeuginnen und Zeugen Jesu Christi sein können.

Ihnen und Ihren Familien eine gesegnete Adventszeit und schon heute ein frohes und gnadenreiches Weihnachtsfest!

Mit herzlichen Grüßen

Msgr. Markus Bosbach
Leiter der Hauptabteilung Seelsorgebereiche

Projekt-Website zur IT-Ausstattung in den Seelsorgebereichen

Das bistumsweite Projekt einer einheitlichen IT-Ausstattung der pastoralen Dienste, der Pastoralbüros, Kita-Leitungen, Seelsorgebereichsmusikerinnen und -musiker, Ehrenamtsentwicklerinnen und -entwickler sowie der Verwaltungsleitungen in den Seelsorgebereichen musste in den zurückliegenden Monaten immer wieder von der Planung her verändert werden. Das betraf sowohl Inhalte als auch Zeiten. Das hat in den Seelsorgebereichen immer wieder Fragen zum aktuellen Projektstand aufgeworfen. Das Projektteam hat deshalb eine Projekt-Internetseite geschaltet, die über den laufenden Projektstand informiert. Sie erreichen diese Seite unter diesem Link: https://bistums-it.erzbistum-koeln.de/start/

Das Problem mit offenen E-Mail-Verteilern

Derzeit häufen sich die Meldungen von Datenschutzverletzungen nach § 33 KDG. Die Gründe der Datenschutzvorfälle sind vielfältig. Oft vorkommende Gründe: E-Mails werden über einen offenen Verteiler geschickt. Was das Problem mit offenen E-Mail-Verteilern ist und wie Sie derartige Beschwerden wegen Datenschutzverletzungen vermeiden können, haben wir kompakt für Sie zusammengefasst. 

Personenbezogene Daten

Bei E-Mail-Adressen (z.B. max.mustermann@... sowie m.mustermann@... oder auch anna123@...) handelt es sich um personenbezogene Daten im Sinne von § 4 Nr. 1 KDG. Danach sind personenbezogene Daten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Das ist im Fall von E-Mail-Adressen eindeutig der Fall – auch bei personalisierten E-Mail-Adressen von Gemeinden oder Einrichtungen. 

Werden solche Daten weitergegeben, liegt eine Datenverarbeitung vor. Datenverarbeitungen sind jedoch nur dann erlaubt, wenn sich die Datenverarbeitenden auf eine Rechtsgrundlage stützen können. Für die Weitergabe von E-Mail-Adressen wird in aller Regel die Einwilligung der Betroffenen benötigt. Werden E-Mails ohne diese Einwilligung über einen offenen Verteiler verschickt, gibt es keine Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Auch das Grundrecht auf freie Meinungsäußerung greift nicht.

Offene Verteiler

Bei offenen E-Mail-Verteilern sind alle eingetragenen E-Mail-Adressen für alle Empfangenden einsehbar. Dies ist der Fall, wenn die Adressen in das AN- oder CC-Feld eingetragen werden. Nur bei einer Eintragung in das BCC-Feld wird die Übertragung der E-Mail-Adressen an die Empfangenden unterdrückt. So kann niemand erkennen, an wen die E-Mail sonst noch verschickt wurde.

Die Verwendung von anonymisiert wirkenden E-Mail-Verteilern, wie z.B. Kita-Eltern oder Kursteilnehmende_1234, führt nicht dazu, dass die Empfangenden untereinander tatsächlich anonym bleiben. Vielmehr ist der Verteilername in der Regel nur als Ordnungshilfe vorgesehen und wird beim Versendevorgang in die Einzeladressen aufgelöst. Die Empfangenden bekommen also die komplette Liste aller Einzeladressen zu sehen, wenn der E-Mail-Verteiler in das AN- oder das CC-Feld geschrieben wurde.

Bei der Nutzung offener E-Mail-Verteiler ohne vorherige Zustimmung durch die Betroffenen erfolgt eine unbefugte und nicht notwendige Offenlegung von E-Mail-Adressen. Ein Missbrauch ist zumindest nicht auszuschließen, so dass in der Regel von einer meldepflichtigen Datenschutzverletzung auszugehen ist. Dies lässt sich leicht vermeiden, wenn statt in die AN- oder CC-Felder die E-Mail-Adressen oder Verteiler in das BCC-Feld eingetragen werden.

Ebenso empfiehlt es sich, für regelmäßige größere Newsletter professionelle und datenschutzkonforme Werkzeuge zu nutzen, da zusätzliche Regelungen für die Bestätigung und den Widerruf (Opt-In und Opt-Out) zu berücksichtigen sind.

Online-Chat zum Datenschutz im Erzbistum Köln

Sollten Sie in Ihrer kirchlichen Gemeinde die Ansprechperson für den Datenschutz sein, können Sie sich auch unter betrieblicher-datenschutz@erzbistum-koeln.de inklusive Nennung der Gemeindekennziffer oder des Gemeindenamens formlos melden. Sie werden dadurch auch regelmäßig mit zum Online-Chat zum Datenschutz eingeladen.

Die weiteren Termine der Online-Chats in diesem Jahr:

Freitag, 18.12.2020, 10:00 – 12:00 Uhr

Selbstverständlich können Sie hier auch die bisher eingestellten Themen und Antworten einsehen. Stellen Sie gerne inhaltliche allgemeine Fragen für den Austausch mit anderen. Vertrauliche Fragen senden Sie bitte wie bisher an betrieblicher-datenschutz@erzbstium-koeln.de. Mustervorlagen sind nun auch direkt hier unter der Rubrik "Drive" für die Teilnehmendem in diesem Online-Chat verfügbar. Pfarrbüros oder weitere, die keinen Zugriff auf das GVB-Portal haben, können somit gerne in dieses Portal aufgenommen werden, um Ihnen den Zugang zu ermöglichen.

Uns interessiert selbstverständlich, was Sie zum Datenschutz interessiert!

Schreiben Sie – fragen Sie – chatten Sie!


Umstellung der Bilanzierung und Neuregelung der Umsatzbesteuerung

Sehr geehrte Damen und Herren,

in den vergangenen Monaten haben wir Sie an dieser Stelle vorwiegend über die Vorbereitung zur anstehenden Neuregelung der Umsatzbesteuerung informiert. Unser Projekt umfasst aber auch die Umstellung der Rechnungslegung kirchlicher Körperschaften auf die Standards des Handelsgesetzbuchs (HGB). Über den Status erfahren Sie mehr im heutigen Newsletter. Künftig werden wir regelmäßig über diesen Projektbereich berichten, damit Sie einen Einblick gewinnen und auf die Umstellung gut vorbereitet sind. 

Gleichzeitig geht die Testphase zur Handhabung der Umsatzbesteuerung weiter. Angesichts des bevorstehenden Jahresendes sei nochmals darauf hingewiesen, dass bereits abgegebene Erklärungen zur Inanspruchnahme der Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2020 auch für Leistungen gelten, die nach dem 31. Dezember 2020 und vor dem 1. Januar 2023 ausgeführt werden. Eine erneute Erklärung gegenüber der Finanzverwaltung ist also nicht nötig.

Die bis zum Inkrafttreten der Neuregelung verbleibenden zwei Jahre gilt es, intensiv zu nutzen. Dass die Einübung der erforderlichen Abläufe Fragen aufwirft, hat unter anderem die Resonanz auf unseren Praxis-Workshop „Steuerliche Bestandsaufnahme“ gezeigt. Wegen der großen Nachfrage bieten wir im Dezember einen weiteren Termin an. Den Weg zur Anmeldung finden Sie, ebenso wie Hinweise auf neue Arbeitshilfen, in diesem Newsletter.

Beste Grüße

Holger Richter
Projektleiter

Umstellung auf HGB-konforme Bilanzierung geht in die Umsetzungsphase

Die Weiterentwicklung des kirchlichen Rechnungswesens im Erzbistum Köln nimmt Gestalt an. Nachdem die erforderlichen Grundlagen festgelegt worden sind, beginnt nun die Phase der Umsetzung. In der Regionalrendantur Nord wurde im November der erste Jahresabschluss nach den handelsrechtlichen Vorschriften für das Kalenderjahr 2019 aufgestellt. Er liegt jetzt dem Kirchenvorstand zur Prüfung vor.

Konkrete Änderungen beziehen sich in der Bilanz im Wesentlichen auf die Posten des Sachanlagevermögens sowie auf die Sonderposten und Rückstellungen. Auch die Ergebnisrechnung wird durch die Abkehr von der kameralen Buchung zum Beispiel durch den Posten der planmäßigen Abschreibungen Veränderungen erfahren. Über die Neuerungen der kirchlichen Bilanzierung werden wir Sie in den kommenden Monaten regelmäßig informieren.

Praxis-Workshop „Steuerliche Bestandsaufnahme“ am 16. Dezember 2020

Nach zwei Veranstaltungen im November findet im Dezember ein weiterer digitaler Praxis-Workshop statt. Darin wird die steuerliche Bestandsaufnahme anhand der Checkliste mit zugehöriger Arbeitshilfe steuerliche Bestandsaufnahme anschaulich dargestellt und erläutert. Die Expertinnen und Experten der KPMG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft AG zeigen gemeinsam mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Erzbischöflichen Generalvikariats sowie der Regionalrendanturen anhand von konkreten Beispielen, welche Daten benötigt werden, wie sie zu ermitteln sind und worauf es bei der Zusammenarbeit zwischen Kirchengemeinde und Regionalrendantur ankommt. Die Datenerfassung für die steuerliche Bestandsaufnahme ist für alle Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbände und Gemeindeverbände die unerlässliche Grundlage eines Rechnungswesens nach geltenden Standards.

Der Praxis-Workshop „Steuerliche Bestandsaufnahme“ findet statt am

Mittwoch, 16. Dezember 2020, 18.00 Uhr          zur Anmeldung

Die Veranstaltung dauert rund 45 Minuten. Für die Teilnahme ist lediglich ein Computer mit Internetanschluss erforderlich. Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail mit Informationen zur Teilnahme.

Neue Arbeitshilfen verfügbar

Auf der Projekthomepage sind drei neue Informationsblätter verfügbar, die über Sonderfälle bei der Umsatzbesteuerung Auskunft geben. 

 

Das Newsletter Archiv

Unsere Newsletter der vergangenen Monate mit interessanten Informationen haben wir für Sie in unserem Archiv bereitgestellt.

 
Impressum

Erzbistum Köln
Körperschaft des öffentlichen Rechts (KdöR)
Vertreten durch:
Generalvikar Dr. Markus Hofmann
Marzellenstraße 32
50668 Köln
0049 (0)221 1642 1070
E-Mail: seelsorgebereiche@erzbistum-koeln.de
Umsatzsteuer-Identifikations-Nr.:
Ust-IdNr. DE 122 777 469
Verantwortlich i. S. v. § 55 Abs. 2 Msgr. Markus Bosbach