KV-Newsletter | Ausgabe Januar 2021

11. Januar 2021

KV-Newsletter | Ausgabe Januar 2021

Liebe Leserin, lieber Leser,

der Jahreswechsel markiert einen Einschnitt im Kalender, und er kann uns motivieren, mit neuer Kraft die anstehenden Aufgaben anzugehen. Mit dem ersten KV-Newsletter im Jahr 2021 knüpfen wir an Themen an, die uns bereits im vergangenen Jahr beschäftigt haben. So berichten wir in der vorliegenden Ausgabe über den Fortschritt bei der einheitlichen IT-Ausstattung im Erzbistum und über das Projekt „Bilanzierung und Umsatzsteuer in Kirchengemeinden“, das wir mit unvermindertem Einsatz fortsetzen. 

Als Kirchenvorstände werden Sie auch in Zukunft auf die Unterstützung durch das Generalvikariat zählen können. Mir ist es an dieser Stelle wichtig, diese Kontinuität zu betonen, auch wenn wir organisatorische Veränderungen im Erzbischöflichen Generalvikariat vornehmen. Das im Pastoralen Zukunftsweg entwickelte Zielbild nimmt Konturen an. Dem muss sich auch die zentrale Verwaltung des Erzbistums anpassen. Was sich ändert – und vor allem, was bleibt – , darüber wollen wir Sie heute informieren.

Ich wünsche Ihnen ein gesegnetes neues Jahr.

Mit herzlichen Grüßen

Msgr. Markus Bosbach
Leiter der Hauptabteilung Seelsorgebereiche

IT-Ausstattung in den Seelsorgebereichen

Über das bistumsweite Projekt einer einheitlichen Ausstattung der Kirchengemeinden sowie der pastoralen Dienste mit IT-Hard- und -Software wurde an dieser Stelle bereits mehrfach berichtet. Inzwischen ist der Pilot gestartet. Am 15. Dezember 2020 wurden die ersten Laptops und Diensthandys an die pastoralen Mitarbeitenden im Sendungsraum Grevenbroich-Rommerskirchen übergeben. Jetzt wird das Projekt mit der Ausstattung der pastoralen Mitarbeitenden in der kategorialen Seelsorge (z.B. Krankenhäuser, Justizvollzugsanstalten, Alten- und Pflegeheime) fortgesetzt. Sobald die Corona-Situation wieder mehr Menschen in einem Raum bzw. Büro zulässt, werden die PCs und Laptops in den Pastoralbüros sowie den Kitas ausgetauscht. 

Parallel zur neuen Hardwareausstattung wird der neue digitale und Cloud-basierte Arbeitsplatz communis eingeführt. Mit seinen Cloud-Bausteinen unterstützt communis die Zusammenarbeit innerhalb eines Teams (z.B. gemeinsame Dateiablage und Ordner), aber auch darüber hinaus, etwa durch moderne Videotelefonie. Über den aktuellen Stand des Projektes können Sie sich auf der Projekt-Internetseite informieren.

In eigener Sache: Neuorganisation im Erzbischöflichen Generalvikariat

Das aus dem Pastoralen Zukunftsweg entwickelte Zielbild 2030 tritt voraussichtlich im Mai dieses Jahres in Kraft. Eine Koordinierungsstelle wird in der Verwaltung die strukturellen Voraussetzungen für dessen Umsetzung schaffen und in den kommenden Jahren die dafür notwendigen Schritte ermöglichen und steuern. 

Parallel dazu wird die Organisation im Erzbischöflichen Generalvikariat gestrafft. Die einzelnen Abteilungen der Hauptabteilung Seelsorgebereiche werden dazu den jeweiligen fachlichen Bereichen im Generalvikariat zugeordnet, so dass verwandte Aufgabenstellungen künftig innerhalb der gleichen Hauptabteilung angesiedelt sind. So werden die Abteilungen Bau im Seelsorgebereich sowie Finanzen & Controlling im Seelsorgebereich der Hauptabteilung Finanzen angegliedert, ebenso die Stabsstellen Erzdiözesanbaumeister und Umweltmanagement sowie die Funktionen der Abteilung Gemeindeverbände, Rendanturen, Service Kirchengemeinden und das Referat Kindertageseinrichtungen und Familienzentren. Die Abteilung Personal im Seelsorgebereich wird der Hauptabteilung Verwaltung angegliedert, und aus der Abteilung Pastoral im Seelsorgebereich werden die Referate Regionale Fachberatung und Katholische Öffentliche Büchereien der Hauptabteilung Seelsorge zugeführt.

Bei der Neuordnung wird gewährleistet, dass etablierte Prozesse innerhalb der Hauptabteilung Seelsorgebereiche auch in der neuen Struktur gesichert werden. Für die Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbände ändert sich nichts. Die bisherigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner werden auch weiterhin für die jeweiligen Aufgaben zuständig sein. Weitere Informationen zur Neustrukturierung des Generalvikariats finden Sie auf der Website des Pastoralen Zukunftswegs.


Umstellung der Bilanzierung und Neuregelung der Umsatzbesteuerung

unser Projekt verfolgt das Ziel, in allen Kirchengemeinden, Kirchengemeindeverbänden und Gemeindeverbänden Arbeitsabläufe zu verankern, die ein Rechnungswesen nach geltenden Standards sicherstellen. Neben der Umstellung der Bilanzierung nach Anforderungen des Handelsgesetzbuchs betrifft das auch die Handhabung der künftigen Umsatzbesteuerung. Diesem Ziel sind wir dank Ihrer konstruktiven Mitarbeit schon näher gekommen, aber es bleibt noch viel zu tun.

Die Neuregelung der Umsatzbesteuerung tritt erst in zwei Jahren in Kraft. Das erscheint eine lange Zeit, doch die Erfahrung zeigt, dass wir diese Zeit brauchen werden. Das haben unter anderem die drei Termine des Praxis-Workshops „Steuerliche Bestandsaufnahme“ gezeigt, an dem im letzten Quartal 2020 insgesamt fast 250 Vertreterinnen und Vertreter von Kirchengemeinden und Kirchengemeindeverbänden teilgenommen haben. Eine unter den Teilnehmerinnen und Teilnehmern durchgeführte Umfrage ergab, dass mehr als 70 Prozent die „Checkliste steuerliche Bestandsaufnahme“ zumindest teilweise bearbeitet haben. Das ist erfreulich, denn diese Datenerfassung ist die unerlässliche Grundlage eines Rechnungswesens nach geltenden Standards. Allerdings hat eine große Mehrheit diese Vorlage noch nicht vollständig oder gar nicht ausgefüllt. Es bleiben noch viele Fragen zu klären, Abläufe festzulegen und Routinen in der Rechnungsbearbeitung einzuüben. 

Wir haben in den vergangenen Monaten viel erreicht, aber es ist offensichtlich, dass wir für eine reguläre Umsetzung von Umsatzsteuermeldungen und Jahresabschlüssen noch eine erhebliche Beschleunigung der Prozesse erreichen müssen. Es bleibt das Ziel, dass kurzfristig die nötigen Prozesse in allen Kirchengemeinden ausnahmslos eingeführt und praktiziert werden. Nur so lassen sich die rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Für uns als Projektteam ist das ein Ansporn, weiter bedarfsgerechte Angebote zu entwickeln und die verfügbaren Arbeitshilfen und Vorlagen kontinuierlich zu ergänzen und anzupassen. So stellen wir Ihnen heute zwei Dokumente vor, die wir aufgrund konkreter Praxiserfahrung aktualisiert und angepasst haben. Und für Sie als Kirchenvorstände mag die bisherige Erfahrung ein Anreiz sein, die neuen Abläufe der Rechnungsbearbeitung zu verstetigen und in gelebte Routine übergehen zu lassen. Lassen Sie uns gemeinsam die verbleibende Zeit nutzen!

Beste Grüße

Holger Richter
Projektleiter

Kontenrahmenplan und Kontierungsvorlage aktualisiert

Zwei bestehende Arbeitshilfen wurden aktualisiert und stehen auf der Projekthomepage zur Verfügung.

  • Die Kontierungsvorlage wurde aufgrund der Nutzererfahrungen angepasst. Die jetzigen Fassungen der Kontierungsvorlage als PDF und der Kontierungsvorlage als Excel-Datei sieht ein zusätzliches Feld vor, in dem der Name der Hausbank angegeben werden kann. Die Felder, in denen der Betrag eingetragen wird, sind vergrößert. Außerdem sind für die Vorgänge „kontiert“, „erfasst“ und „geprüft/gebucht“ jetzt drei Felder für Unterschriften vorgesehen.
  • Im Kontenrahmenplan sind weitere Anpassungen und Erweiterungen vorgenommen worden. Zur Kennzeichnung der vorgenommenen Ergänzungen sind in der aktuellen Vorlage neue Konten gelb markiert. Bitte verwenden Sie bei der Rechnungsbearbeitung nur noch den aktuellen Kontenrahmenplan!

 

Das Newsletter Archiv

Unsere Newsletter der vergangenen Monate mit interessanten Informationen haben wir für Sie in unserem Archiv bereitgestellt.

 
Impressum

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Generalvikar Dr. Markus Hofmann
Marzellenstraße 32
50668 Köln
0049 (0)221 1642 1070
E-Mail: seelsorgebereiche@erzbistum-koeln.de
Umsatzsteuer-Identifikations-Nr.:
Ust-IdNr. DE 122 777 469
Verantwortlich i. S. v. § 55 Abs. 2 Msgr. Markus Bosbach