Anfragen werden an den/die zuständige/n Mitarbeiter/in der Diözesanstelle gerichtet:

Nach Vorgesprächen benennt der/die zuständige Mitarbeiter/in dann den Anfragenden Beraterinnen und Berater. Diese setzen sich mit den Verantwortlichen vor Ort in Verbindung.

Folgende Eckdaten sind dabei bestimmend für den zu vereinbarenden Beratungskontrakt:

  • Organisationsberatung findet in der Regel vor Ort statt
  • sie arbeitet mit ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeiter(inne)n
  • sie ist prozessorientiert
  • sie arbeitet mit vorhandenen Energien und Ressourcen
  • sie hat eine Ziel- und Ergebnisorientierung.

In dem Beratungskontrakt werden Dauer, Beteiligte, Form, Arbeitsweise, Ziele, Themen und Inhalte der Organisationsberatung verbindlich festgelegt und ggf. Zwischen- und Endauswertungen aller beteiligten Kontraktpartner vereinbart.

In der Regel wird ein Dreieckskontrakt geschlossen. Neben der Organisation vor Ort werden die jeweils zuständigen Fachabteilungen des Generalvikariates bzw. vorgesetzte Stellen in den Kontrakt einbezogen. Dies dient der Entwicklung vor Ort in Rückbindung an Gesamtentwicklungen und Rahmenbedingungen im Erzbistum Köln.

Die Diözesanstelle erhält nach Abschluss eines Kontraktes durch den Berater/die Beraterin eine Rückmeldung über die vereinbarte Dauer und die Anzahl der Beratungseinheiten.

Bei vorzeitiger Beendigung der Beratung findet in der letzten Beratungssitzung ein auswertendes Gespräch mit allen Kontraktbeteiligten statt. Die sachliche Abwicklung der Organisationsberatung, insbesondere die Leistungsvereinbarung zwischen einem externen Berater und dem Erzbistum Köln sowie seine Honorierung, werden durch die Diözesanstelle für pastorale Begleitung geregelt.

Kirchliche Organisationsberatung unterliegt der Vertraulichkeit. Das heißt: Informationen aus dem Beratungsprozess dürfen nur im Rahmen des verhandelten Beratungskontraktes und nicht ohne Wissen der Beteiligten an Dritte weitergegeben werden. Für die Beraterinnen und Berater gilt die > Dienstanweisung (PDF) der Diözesanstelle für pastorale Begleitung, die zur Verschwiegenheit verpflichtet. Organisationsberater und -beraterinnen haben keine Aufsichtspflichten oder -befugnisse.

Ein Organisationsberatungsprozess umfasst in der Regel 10-15 Sitzungen inklusive der Kontraktsitzung und Auswertungssitzung. Wo es geboten scheint, kann ein kleiner Teil dieser Sitzungen als Follow Up auch nach einer zeitlichen Pause in Anspruch genommen werden. Eine Verlängerung auf 20 Sitzungen ist möglich.

Mit externen Beraterinnen und -beratern schließt die Diözesanstelle eine Leistungsvereinbarung ab. Über die mögliche Zahl von Sitzungen und die Dauer der Beratung bei Externen wird im Rahmen der zur Verfüfung stehenden Haushaltsmittel entschieden.

Verlängerungen und Unterbrechungen müssen mit der Diözesanstelle und allen Kontraktpartnern abgesprochen werden.

Zwischen dem Ende eines Organisationsberatungsprozesses und eventuellem Beginn eines neuen, soll in der Regel ein Zeitraum von 18 Monaten liegen.

Bei vorzeitiger Beendigung der Beratung findet in der letzten Beratungseinheit eine Auswertung mit allen Kontraktbeteiligten statt.

Eine Moderation von Klausurtagen, Informationsabenden in Krisensituationen oder Kurzberatung von Teilen einer Organisation ist durch Berater/innen der Diözesanstelle möglich. Die Diözesanstelle klärt mit der Leitung der Organisation die Notwendigkeit eines Dreieckskontraktes oder der Information der jeweiligen Fachabteilung.

Wird eine Organisationsberatung an eine Moderation angeschlossen, reduziert sich die max. mögliche Sitzungszahl um die bereits in Anspruch genommenen Sitzungen.

Die Kosten für bis zu 15 Beratungseinheiten werden bei Abschluss eines Dreieckskontraktes durch das Erzbistum Köln getragen.

Bei Verlängerung auf bis zu max. 20 Beratungseinheiten ist eine Eigenbeteiligung von 220,00 € pro Beratungseinheit zu zahlen. Diese wird dem Beratungsnehmer bzw. dessen Dienststelle in Rechnung gestellt.

Weitere Kosten

Fahrtkosten der Berater und eine Materialpauschale von zurzeit 40,00 € werden von diesen direkt mit dem Beratungsnehmer bzw. dessen Dienststelle abgerechnet.

Weitere Kosten (ggf. Tagungskosten, Raummiete, Verpflegung, spezielles Arbeitsmaterial,...) werden durch die betroffenen Gemeinden oder Einrichtungen finanziert.