Der E-Mail-Server des Erzbistums Köln lässt sich über zwei unterschiedliche Arten auf neue E-Mails überprüfen. Zum einen kann das althergebrachte POP-Protokoll verwendet werden, zum anderen kann das neuere IMAP-Protokoll zum Einsatz kommen. Beide Varianten haben Ihre Vor- und Nachteile, die wir im Folgenden kurz erläutern werden.
POP3
POP3 (Post Office Protocol) ist ein Übertragungsprotokoll, mit dessen Hilfe ein Client E-Mails von einem E-Mail-Server abrufen kann. Eine ständige Verbindung zum Mailserver ist bei POP3 nicht notwendig. Die Verbindung zum Server wird bei Bedarf vom Client aufgebaut und danach wieder beendet.
POP3 ist (im Gegensatz zu IMAP) in der Funktionalität sehr beschränkt und erlaubt nur das Auflisten, Abholen und Löschen von E-Mails auf dem E-Mail-Server. Für weitere Funktionalitäten wie Unterordner direkt auf dem Mailserver, Zugriff auf mehrere Mailboxen während einer Sitzung, Vorsortierung der E-Mails, usw. muss ein Protokoll wie IMAP verwendet werden.
IMAP
Das Protokoll IMAP (Internet Message Access Protocol) erlaubt den Zugriff und die Verwaltung von empfangenen E-Mails. Im Gegensatz zum weiter verbreiteten Protokoll POP3 verbleiben die Mails in der Regel auf dem Mailserver und werden nur bei Bedarf auf den Client-Rechner übertragen.
Vorteile
- zentrale Speicherung und Archivierung der E-Mails auf dem Server
- gemeinsam genutzte Mailboxen für mehrere Benutzer möglich
- Suchen und Sortieren kann serverseitig durchgeführt werden, sodass auch Clients mit geringer CPU-Leistung effizient große Mailboxen nutzen können
- Reduzierung des lokalen Datenvolumens, besonders wichtig für Mobiltelefone u.ä.
Nachteile
- Da die E-Mails in der Regel auf dem Server liegen, ist zum Zugriff auf die Mails eine Internetverbindung notwendig. Manche E-Mail Clients halten zusätzlich eine Kopie der E-Mails auf der lokalen Platte, um diesem Problem zu entgehen (offline mode).
- Besonderes Augenmerk ist auf den Datenschutz, und Sicherheit des Server zu richten, da hier in der Regel große Mengen persönlicher und geschäftlicher E-Mail liegen. Dies ist für den Endbenutzer besonders dann relevant, wenn er keinen Server im eigenen Netz, sondern einen Provider im Internet nutzt