Arbeiten im Homeoffice

Wer zum ersten Mal die Arbeit im Homeoffice aufnimmt, ist aus der Arbeit im Büro gewohnt, regelmäßig nach einem vorbestimmten Rhythmus zu arbeiten und ist möglicherweise mit den Freiheiten des Homeoffice eher überfordert. Wichtig ist daher auch zu Hause eine Arbeitsroutine zu entwickeln. 
 
1) Keine gewohnten Strukturen 
Wer bisher ausschließlich im Büro gearbeitet hat, ist an Strukturen und Abläufe gewöhnt. Morgens nicht mehr ins Büro fahren, ein Fehlen der vorgegebenen Tagesstruktur – das führt nicht selten dazu, dass einige ihren Arbeitstag tatsächlich im Pyjama bestreiten. 

Tipp: Schaffen Sie sich auch für Ihre Arbeit von zu Hause aus eine Routine. Starten Sie den Tag so, als würden Sie sich auf den Weg zur Arbeit begeben. Hilfreich kann dazu auch sein, eine kurze Runde um den Block zu gehen und danach an den Arbeitsplatz zu Hause zu kommen. 
 
2) Falsche Erwartungen 
Wer den Begriff Homeoffice hört, der hat häufig die Vorstellung von völliger Flexibilität und der Arbeit nach dem eigenen Biorhythmus. Allerdings ist das ein Trugschluss, denn was sich ändert, ist zunächst lediglich der Arbeitsort. Eine Erreichbarkeit zu den üblichen Zeiten muss also weiterhin gewährleistet sein. 

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, in welchem Zeitkorridor Sie arbeiten sollen, beachten Sie dazu veröffentlichte Mitarbeiterinformationen oder stimmen Sie dies mit Ihrer Führungskraft ab. Ggf. gibt es durch die aktuelle Situation auch Einschränkungen in der Erreichbarkeit. 
 
3) Work-Life-Balance 
Alles läuft durcheinander, Berufs- und Privatleben vermischen sich zunehmend. Ein wenig Arbeit, dann noch schnell was im Haushalt erledigen, nochmal beruflich telefonieren, zum Einkauf und kochen, nebenbei Mails beantworten und beim Mittagessen weiterarbeiten. Längst nicht jede/r schafft es, im Homeoffice die Grenze zwischen Beruf und Privatleben zu ziehen. Eine klare Regelung der Arbeitszeit ist im Homeoffice daher wichtig und in Ihrem eigenen Interesse, denn ohne klare Grenzen haben Sie schließlich auch keinen richtigen Feierabend. Fest vereinbarte Arbeitszeiten bedeuten allerdings auch, das Sie in diesem Zeitraum keine Zeit für andere Aufgaben oder Ablenkungen haben. Die Verantwortung dafür liegt allerdings bei Ihnen. 

Tipp: Strukturieren Sie Ihren Tag und planen Sie genau Ihre Arbeitszeit ein und ab wann die Freizeit/Privatzeit beginnt. Die Erstellung eines Zeitplanes und eine konkrete Aufgabenplanung können dabei hilfreich sein. Dies gilt besonders jetzt, wenn die Familie den ganzen Tag zu Hause verbringt und eine Kinderbetreuung sichergestellt werden muss.
 
4) Keine sozialen Kontakte 
Im Homeoffice gibt es nur selten jemanden zum Quatschen. Klar, Sie können und sollten Kolleginnen und Kollegen anrufen. Aber der übliche Austausch und Gespräche in der Kantine oder Kaffeeküche von Angesicht zu Angesicht fehlen. Manche leiden dann unter der sozialen Isolation im Homeoffice und die fehlende Abwechslung in den eigenen vier Wänden kann zum „Lagerkoller“ führen. 

Tipp: Vereinbaren Sie regelmäßige Telefon- oder Videokonferenzen innerhalb Ihres Teams, sodass Sie weiterhin im Austausch mit Ihren Kolleginnen und Kollegen sind. Dies kann auch eine Routine zum Start in den Arbeitstag sein, indem Sie berichten, welche Aufgaben bei Ihnen heute anfallen oder Sie ggf. auch von Ihrer Führungskraft Arbeitsaufträge erhalten. Ein hilfreiches Tool ist dabei Microsoft Teams, denn diese Software erleichtert die Arbeit in virtuellen Teams und ermöglicht Chats, Telefon- und Videokonferenzen mit den Kolleginnen und Kollegen sowie die gemeinsame Arbeit an Aufgaben und Projekten. 

Damit die Erledigung der Aufgaben gelingt, ist ein gutes Selbstmanagement notwendig – nicht nur im Homeoffice. Häufig wird der Begriff „Zeitmanagement“ genutzt, gemeint ist aber das Selbstmanagement. Es dient dazu, sich selbst besser zu organisieren, sich einen Überblick über die Aufgaben zu verschaffen, diese zu planen und zu priorisieren und natürlich über den Tag motiviert zu bleiben. Aber wie genau funktioniert das? Wir erklären Ihnen dazu, wie Sie sich Selbstmanagement Schritt für Schritt aneignen.

Der erste Schritt ist, sich überhaupt ein Ziel zu setzen. Dabei muss das Ziel klar sein, der Weg dorthin darf jedoch nur grob skizziert werden. Sie sollten immer spontan reagieren und improvisieren können. Ein zu enger Plan lässt dies nicht zu. Beachten Sie allerdings, dass Sie sich nicht zum Sklaven Ihrer Ziele machen. Wenn sich Ihre Lebensumstände ändern, sollten Sie Ihre Ziele anpassen oder auch verwerfen können anstatt an gesetzten Zielen festzuhalten. Für die Zielformulierung empfehlen wir die SMART-Methode. Sie steht als Akronym für die einzelnen Anforderungen an eine Zielformulierung:

• S wie spezifisch, d.h. Ziele sollen so genau wie möglich beschrieben werden.
• M wie messbar, d.h. bauen Sie in die Zielformulierung Fakten ein, die sich messen lassen.
• A wie attraktiv, d.h. formulieren Sie ein Ziel, dass sie gerne erledigen wollen.
• R wie realistisch, d.h. achten Sie darauf, dass Sie das Ziel auch erreichen können.
• T wie terminiert, d.h. legen Sie fest, bis wann das Ziel erreicht werden soll.

Für die Zielerreichung ist eine gute Organisation und Planung notwendig. Dazu ist es sinnvoll, sich zu überlegen, nach welcher Strategie Sie Ziele und zu erledigende Aufgaben strukturieren wollen. Je nach Typ möchten Sie das Selbstmanagement unterschiedlich angehen. Hierzu stellen wir Ihnen einige Methoden vor:

1) ABC-Analyse
Die ABC-Analyse steht dafür, anfallende Aufgaben lediglich nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen:

• A-Aufgaben: sehr wichtig (sofort erledigen)
• B-Aufgaben: weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)
• C-Aufgaben: kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen) 

2) Eisenhower-Matrix
Die Eisenhower-Methode geht auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Dabei werden Aufgaben jeweils in zwei Kategorien unterteilt: Sind sie wichtig oder unwichtig, dringlich oder nicht dringlich? Zur Veranschaulichung kann diese Aufteilung auch als Matrix dargestellt werden.

• Wichtig und dringlich: Diese Aufgaben sollten mit hoher Priorität erledigt werden.
• Dringlich, aber unwichtig: Diese Aufgaben sollten Sie delegieren.
• Nicht dringlich, aber wichtig: Diese Aufgaben sollten Sie zwar nicht sofort erledigen, aber für einen bestimmen Zeitpunkt terminieren.
• Unwichtig und nicht dringlich: Diese Aufgaben sollten Sie zurückstellen oder sogar aufgeben.

3) ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode trägt ihren Namen nicht, weil Sie etwas mit den Alpen zu tun hat, sondern ist ein Akronym für die einzelnen Schritte, die sie beinhaltet. Dies kann man sich daher besonders gut merken:

• A: Aufgaben aufschreiben (To-Do-Liste)
• L: Länge einschätzen
• P: Pufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen)
• E: Entscheidungen priorisieren
• N: Nachkontrollieren was man erreicht hat

Unerledigte Aufgaben sollten Sie bei dieser Methode auf den nächsten Tag übertragen. 

Grundlage für eine gute Selbstorganisation ist die Motivation, seine Arbeit und sich selbst zu organisieren. Daher hängen Selbstmotivation und Selbstorganisation eng mit einander zusammen. Dies lässt sich durch die Wirkungseinflüsse verschiedener Faktoren erklären. So haben die Zusammenhänge von Gedanken, Emotionen und Verhalten Einfluss auf die Motivation. 
Ein Beispiel veranschaulicht dies: Personen, die unter Depressionen leiden, berichten häufig von negativen Gedanken wie „Ich kann das nicht“ oder „Ich bin schwach“. Die Gedanken wirken sich auf die Emotionen aus und äußern sich in Trauer, Niedergeschlagenheit oder Reizbarkeit. Gedanken und Emotionen wirken sich wiederum direkt auf das Verhalten aus, indem Personen beispielsweise weniger rausgehen und Sport treiben oder sich aus Sozialkontakten zurückziehen. Gedanken, Verhalten und Emotionen können in alle Richtungen aufeinander wirken. 
Um sich selbst zu motivieren, ist es wichtig sich diese Wirkung auch im Positiven zu Nutze zu machen. Eine selbstbewusste Grundhaltung und positive Gedanken, auch in der aktuellen Pandemie-Situation, wirken sich positiv auf Emotionen aus und führen zu einem gesünderen Verhalten und umgekehrt. Daher ist es wichtig, sich durch positive Gedanken selbst zu motivieren:

• Ich schaffe das!
• Heute wird ein guter Tag!
• Ich fühle mich gut! 

Wenn die Eigenmotivation gelingt, fällt auch die Selbstorganisation leichter. Deshalb ist es auch wichtig, die eigenen Vorteile dieser Situation zu erkennen und diese als Motivatoren zu nutzen. Die folgenden Fragen können Ihnen helfen, einige Vorteile zu erkennen: 

• Kann ich im Homeoffice konzentrierter arbeiten und bin ich vielleicht sogar produktiver als im Büro?
• Welche Möglichkeiten habe ich im Homeoffice die mir im Büro verwehrt blieben?

Hilfreich kann zudem sein, sich zu überlegen, welche Vorbereitungen Sie treffen müssen, damit die Arbeit im Homeoffice gelingt. Achten Sie darauf, dass Ihr Arbeitsplatz eine für Sie angenehme Atmosphäre bietet, auch wenn Sie vielleicht kein Arbeitszimmer zu Verfügung haben. Minimieren Sie potenzielle Störquellen, die Sie bei der Arbeit ablenken könnten. Statten Sie Ihren Arbeitsplatz mit den notwendigen Utensilien aus, die Sie sich auch sonst auf Ihrem Schreibtisch im Büro befinden. Legen Sie sich z.B. zu Ihrem Telefon auch einen Notizblock und Stift, damit Sie während eines Telefonates nicht erst danach suchen müssen.

Es ist sinnvoll, sich vor dem Einstieg ins Homeoffice eine Tagesstruktur zu überlegen und diese für die Arbeit in den eigenen vier Wänden einzuhalten, damit Beruf und Privatleben an einem Ort funktionieren. Dazu hilft es, sich eine bestimmte Routine anzugewöhnen (z.B. feste Zeiten für Arbeitsbeginn und -ende, Bewegungspausen oder Mahlzeiten). Außerdem kann sinnvoll sein, sich die Aufgaben gut zu strukturieren und Tagesziele zu setzen. Dadurch fällt der Einstieg in die neue Arbeitssituation häufig leichter.

Wir kennen sie alle: die „Aufschieberitis“. Prokrastination beschreibt das Nicht-Erledigen von Dingen, obwohl Sie sich diese fest vorgenommen haben. Der Tag beginnt mit vielen Prioritäten, einer langen To-Do-Liste und großer Motivation, doch dann taucht hier und da eine Ablenkung auf. Dies gilt vor allem im Homeoffice: Die Wäsche ist noch aufzuhängen und das Mittagessen ist auch noch nicht gekocht, da kann die Arbeit auch später erledigt werden. Kennen Sie das?  
Prokrastination ist ein verbreitetes Problem, weil es einfacher ist Aufgaben zu verschieben, als diese zu erledigen. Wer aber wirklich produktiv sein will, darf Ausreden keine Chance mehr geben. 
 
1) Die 5-Sekunden-Regel 
Es braucht nur fünf Sekunden, um sich zu überwinden und endlich die Aufgabe zu erledigen, die getan werden muss. Wer bis fünf zählen kann, kann auch sein Leben verändern, denn es geht um die bewusste Entscheidung. Zählen Sie in einem Countdown herunter: Fünf – vier – drei – zwei – eins – und beginnen mit dem, was ansteht. Diese aktive Entscheidung, nach der Eins anzufangen, hilft Ihnen dabei, neue Gewohnheiten einzurichten. 
Das lässt sich bereits morgens beim Aufstehen umsetzen. Vielen fällt es schwer, morgens direkt aufzustehen, wenn der Wecker klingelt. Einerseits würden Sie lieber eine Stunde eher aufstehen, um früher in den Tag zu starten und nach der Arbeit noch das schöne Wetter genießen zu können. Doch statt sofort aufzustehen, drücken Sie lieber die Snooze-Taste Ihres Weckers. Sie verlagern das Aufstehen nach hinten. Meist nicht nur einmal, sogar mehrfach und landen am Ende wieder nur bei dem Vorsatz, es am nächsten Tag besser zu machen. Die 5-Sekunden-Regel kann dabei Abhilfe schaffen. 
 
2) Hinterfragen Sie sich 
Warum schieben Sie bestimmte Aufgaben auf? Prokrastination ist eine Gewohnheit, sie läuft automatisch ab. Ein Schritt in Richtung Besserung ist deshalb, sich sein Verhalten bewusst zu machen und die Gewohnheit zu durchbrechen. Reflektieren Sie deshalb: Was machen Sie ungern? Warum? Was löst Stress aus? Was hätten Sie anders machen können? 
 
3) Denken Sie positiv 
Gedanken haben enorme Macht. Wir reflektieren ständig unser Verhalten, analysieren uns, kritisieren uns, loben uns, schmieden Pläne. Dieser innere Monolog prägt unser Handeln und unsere Gefühle zu 95 Prozent! Denken Sie daher positiv, auch wenn vielleicht einmal weniger schöne Aufgaben anstehen. 
 
4) Vermeiden Sie Unterbrechungen 
E-Mails kündigen sich im Posteingang an, das Telefon klingelt. Solche Unterbrechungen sind schädlich für die Produktivität. Planen Sie Aufgaben, die eine längere Konzentrationsphase benötigen, ein und kommunizieren Sie dies auch mit Kolleginnen/Kollegen, die für diese Zeit die Erreichbarkeit am Telefon übernehmen könnten. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gerade tun. Lesen Sie neue Mails außerdem erst nachdem Sie die Aufgabe erledigt haben. Zwingen Sie sich also dazu, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren anstatt in Gedanken schon bei der nächsten zu sein.

Tipps von Henry Wuttke, Verwaltungsleiter in Radevormwald-Hückeswagen: 

1) Regelmäßige Mahlzeiten 
Unser Biorhythmus wird stark von der Energiezufuhr geregelt. Mahlzeiten aufzuschieben, weil man schnell noch was erledigen will, summieren sich schnell, und dann ist das Mittagessen um 15 Uhr. Der Körper fällt in ein Energieloch. 
Bei regelmäßigen Zeiten gewöhnen sich auch Partner, die gerne anrufen, an diese Pausenzeiten und respektieren diese. Wird die Pause „irgendwann“ gemacht, findet diese Gewöhnung nicht statt und man fühlt sich permanent gefordert. 
 
2) Kleidung 
Im Büro bin ich „büromäßig“ gekleidet. Als sichtbares Zeichen für Feierabend ziehe ich mich um. Das würde ich ja auch machen, wenn ich von der Arbeit nach Hause komme. 
 
3) Schnack und Telefonieren 
Wir haben das Bedürfnis nach „Lass uns mal einen Kaffee trinken“. Das geht auch per Telefon. Verabreden Sie sich mit Ihrem Gesprächspartner, jeder hat einen Kaffee in der Hand, und los geht’s. Das kann man auch mit Keksen ergänzen - ich rede jetzt nicht von Fastenregeln. 
 
4) Mit der Familie im Homeoffice 
Meine Familie kennt das: Wenn ich im Büro bin, müssen sie anklopfen und erst bei einem „Herein“ ist die Tür offen. 
Ich kenne Menschen, die lassen sich von ihren Kindern während der Arbeitszeit mit „Herr XY“ anreden anstatt mit „Papa“. Das kann helfen, die Distanz zu erhöhen – und nach Feierabend wieder Nähe herzustellen. (Ich selbst praktiziere es nicht, aber es kann sicher hilfreich sein.) 
 
5) Feierabend 
Wenn ich Feierabend habe, rufe ich laut und für alle gut hörbar „Feierabend“. Danach bin ich privat. Danach bleiben auch die Mails unbeantwortet bis zum nächsten Morgen. 
 
6) Dokumentation der Arbeitszeit 
Nur für mich selbst: tägliches Aufschreiben der Arbeitszeiten. Dann merkt man selbst, wenn das aus dem Ruder laufen sollte. 
Außerdem gibt das Sicherheit im Sinne von: “Wenn mal jemand meckern sollte, habe ich Argumente.“ 

Zwischenfazit von Christa Ring, Verwaltungsleiterin St. Aldegundis und St. Stephanus, Leverkusen: 

„Als eine Mutter („Dienstalter“ 16 Jahre) habe ich in der gesamten Zeit schon mal mehr oder weniger Erfahrungen im Homeoffice oder auch im „remote working“ auf Dienstreisen sammeln dürfen, allerdings nie über einen solch langen Zeitraum. Gerade heute Morgen habe ich jedoch auch mal innegehalten, um die positiven Aspekte dieser neuen Situation mal zu bilanzieren. 

Entspannt: Frühstück zu zweit mit meinem Mann. 
Zeit gespart: Weg zur Arbeit enorm verkürzt. 
Gut versorgt: eine Kanne Tee meiner Lieblingssorte frisch aufgebrüht, in der Küche auf dem Stövchen warm bis Mittag. 
Austausch: wenn es mal zwischendurch bei einem von uns vieren hakt, kann man mal einen der Anderen fragen. Das funktioniert bei uns schon in alle Richtungen, unsere Jungs sind z.B. schon recht fit in IT-Fragen! 
Gemeinsame Pause: Eine halbe Stunde Spaziergang in der Mittagspause, meist wieder zu zweit, tut sehr gut. Dank des tollen Wetters bekommen wir auch schon Farbe im Gesicht…nein, wir waren nicht heimlich am Strand!!! 
Fokus und Konzentration: bei manchen Aufgaben ist es viel leichter, effizient und effektiv zu sein. Man kann die Störungen besser minimieren als im Büro! 
Gesünderes Essen: zugegeben, dazu benötigt man ein wenig Disziplin, aber wenn man es schafft, darauf zu achten, kann man sich leicht gesünder ernähren als im Büro. 
Flexibilität: Man kann auch mal einkaufen gehen, wenn die anderen nicht in der Schlange stehen. Sollte es zu heftig sein, kann man einfach weiterarbeiten.“

Im Homeoffice verschwimmt die physische und mentale Grenze zwischen Arbeits-und Privatleben. Sonst alltägliche Routinen schwinden und bei dem Prozess sich selbst neu zu strukturieren begegnet man neuen Herausforderungen.

Die BAD hat einen Flyer zum Thema "Selbstorganisation" erstellt. Dieser bietet Ihnen weitere hilfreiche Tipps, wie Sie sich im Homeoffice organisieren können.

> Flyer "Selbstorganisation"

Für viele von uns ist die Kommunikation über Telefon- und Videokonferenzen neu. Die Technik ist noch unbekannt und die Zusammenarbeit auf Distanz ist ohnehin eine ungewöhnliche Situation. Damit die Kommunikation in Ihren virtuellen Konferenzen dennoch gelingt, unterstützen Sie diese Tipps:

1) Auswahl der Teilnehmenden 
Die Teilnahme vieler Personen in einer Telefon- oder Videokonferenz kann dazu führen, dass sich diese Konferenz in die Länge ziehen, weil möglichst alle zu Wort kommen und beteiligt werden sollen. Um dies zu vermeiden, sollte man vorher abstimmen, welche Personen bei welchem Thema zu beteiligen sind. Maximal acht Personen sollten an einem virtuellen Meeting teilnehmen. 
 
2) Anlassbezogene Besprechungen 
Um den Teilnehmerkreis einzugrenzen, kann es ebenfalls sinnvoll sein, anlassbezogene Besprechungen zu planen. So können einzelne Themen effizient diskutiert werden, ohne dass sich die Konferenz durch eine Ansammlung von Themen in die Länge zieht. 
 
3) Agenda 
Transparenz spart Zeit. Daher ist es sinnvoll, die Agenda einer virtuellen Konferenz vorab festzulegen. Hierzu können Tagesordnungspunkte vorab bis zu einer bestimmten Frist von allen Teilnehmenden eingereicht werden. Anschließend wird beispielsweise von der Leitung der Konferenz entschieden, welche Punkte besprochen und welche ggf. auch vertagt werden können, um im gesetzten Zeitrahmen zu bleiben. Anschließend wird die Agenda an alle Teilnehmenden per Mail verschickt oder im Outlook-Termin ergänzt, sodass für jede/n deutlich wird, welche Themen besprochen werden.  Die Beteiligten bekommen so schon im Vorfeld die Möglichkeit, sich zu bestimmten Themen zu informieren oder wichtige Antworten vorzubereiten. Achten Sie allerdings darauf, dass die Agenda nicht zu lang wird, sonst reicht das geplante Zeitfenster ggf. nicht aus. Zu empfehlen sind daher maximal fünf Tagesordnungspunkte. 
 
4) Zeitplanung 
Damit der vereinbarte Zeitrahmen nicht überzogen wird, kann es außerdem sinnvoll sein, für die anstehenden Tagesordnungspunkte die genaue Dauer einzuplanen. Außerdem sollten Sie ca. 15 Min. Pufferzeit einplanen, falls eine Diskussion doch mal etwas länger dauert. Wichtig ist natürlich in diesem Zusammenhang auch, dass der/die Moderatorin der Besprechung auf die Zeit achtet. 
 
5) Protokollführung 
Wie in jeder Besprechung sollte auch bei Telefon- oder Videokonferenzen ein Ergebnisprotokoll geführt werden, welches wichtige Entscheidungen, Beschlüsse und Arbeitsaufträge fixiert. Dadurch wird ebenfalls Transparenz gewährleistet und auch Personen, die nicht an der Besprechung teilnehmen konnten, können sich im Nachhinein informieren.

6) Feste Zeiten für Routinebesprechungen
Für Abstimmungen innerhalb der Abteilung kann es sinnvoll sein, Routinetermine zu vereinbaren, z.B. einmal täglich um 10:00 Uhr. Dies gibt Struktur und man weiß zuverlässig, wann man Dinge klären kann. Entsprechend kann man Themen, die man klären möchte auch im Vorfeld vorbereiten und man erspart sich die Anrufe "zwischendurch". Sollte dann noch etwas bilateral geklärt werden müssen, können die betreffenden Personen direkt im Anschluss in der Konferenz bleiben.

7) Einstellungen am Mobiltelefon
Auch auf unsere Diensthandys sind wir derzeit häufig angewiesen. Es empfiehlt sich, die Einstellungen und Anrufoptionen am Smartphone einmal zu prüfen. Häufig ist voreingestellt, dass während man bereits einen Anruf tätigt, ein zweiter Anrufer "anklopfen" kann. Vielen Menschen vermittelt das Anklopfen tatsächlich ein Gefühl gehetzt zu sein, weil man auch für andere Personen erreichbar sein will. Daher ist es sinnvoll, diese Funktion auszuschalten. Ggf. muss ergänzend dazu auch noch eingestellt werden, dass weitere eigenende Anrufe auch ein Besetztzeichen erhalten, damit dem Anrufer vermittelt wird, dass man nicht grundlos nicht erreichbar ist.

Die Arbeit von zu Hause aus bringt auch veränderte Kommunikationsformen mit sich. Telefon- oder Videokonferenzen ersetzen die direkte Kommunikation mit Kolleginnen/Kollegen und Kunden. Vor allem Telefonkonferenzen bieten nur eine eingeschränkte Form der Kommunikation, da sich die Teilnehmenden nur hören. Gestik und Mimik der Gesprächspartner können nicht wahrgenommen werden. Daher ist es in der telefonischen Kommunikation umso wichtiger, aktiv zuzuhören.

Gute Zuhörer/innen erkundigen sich, wenn sie etwas nicht verstanden haben und wiederholen mit eigenen Worten, was sie verstanden haben. Dabei geht es weniger darum, Gesagtes zu wiederholen, sondern den anderen wirklich zu verstehen, seine Emotionen und Motive zu erfassen. Zudem vermittelt es gegenseitige Wertschätzung. Zuhören ist letztlich eine Form von Empathie und damit emotionale Intelligenz. 

Einige Beispiele: 

• „Meinten Sie, dass…?“
• „Wenn ist Sie richtig verstehe, sagen Sie…“
• „Ich bin mir nicht sicher, ob ich das richtig verstanden habe…“
• „Könnten Sie mir mehr dazu sagen?“
• „Mir ist aufgefallen, dass…“
• „Ich höre heraus, dass…“
• „Bis hierhin habe ich Folgendes verstanden: …“
• „Ich fasse kurz zusammen: …“

Zum Zuhören gehört auch, Stimmungen wahrzunehmen. Gute Zuhörer/innen registrieren die Emotionen der Gesprächspartner, z.B. das Flattern in der Stimme oder den gereizten Unterton, und sie gehen darauf ein – direkt oder über die Metaebene. So wirken sie stets voll konzentriert und genießen im Gegenzug Vertrauen.

Wenn Teams nur noch virtuell arbeiten und sich nicht mehr täglich in der Realität begegnen, ist es umso wichtiger, dass Führungskräfte ihre Teams zusammenhalten. Dafür haben wir einige Tipps zusammengestellt, wie dies gelingt: 

1) Eine zentrale Informationsquelle einrichten 
Damit das Team Bestand hat, müssen Informationen auch auf einem einheitlichen Kommunikationsweg bereitgestellt werden. Jedes Teammitglied muss Zugang zur Informationsquelle haben, gerade in der aktuellen Situation, wenn bei einigen Kolleginnen und Kollegen die Citrix-Umgebung noch nicht auf dem heimischen Computer bereitgestellt wurde. Dann können Rundmails eine erste Lösung sein. Wichtig ist auch, dass Mitarbeiterinformationen an die Mitarbeitenden, die aktuell noch keinen Zugang zum Intranet haben, weitergeleitet werden. 
 
2) Software als Unterstützung nutzen 
Microsoft Teams kann Sie in der virtuellen Teamarbeit unterstützen. Nicht nur die Arbeit an gemeinsamen Projekten wird erleichtert, auch die Kommunikation im Team kann über die Software durchgeführt werden. Neben dem Eins-zu-Eins-Chat, können Gruppenchats, Telefon- und Videokonferenzen mit dem gesamten Team durchgeführt werden. 
 
3) Der Arbeit eine Struktur geben 
Bei der Zusammenarbeit auf Distanz besteht immer die Gefahr, dass jeder nur noch die eigenen Aufgaben sieht, sich um Teilbereiche kümmert und dabei das „große Ganze“ in Vergessenheit gerät. Dem können Sie als Führungskraft entgegenwirken, indem Sie der Arbeit eine Struktur geben. Hilfreich ist, Fragen und Probleme gemeinsam zu diskutieren. Auch das Festlegen genauer Zeiten für virtuelle Team-Meetings per Telefon- oder Videokonferenz, ist sinnvoll, um dem Arbeitstag oder der Arbeitswoche eine Struktur zu geben und Aufgaben und Abläufe zu besprechen. Hier sollte jede/r die Gelegenheit bekommen, kurz Fortschritte zu präsentieren und gleichzeitig zu sehen, wie seine/ihre Arbeit ein wichtiger Beitrag zum „großen Ganzen“ ist. 
 
4) Klar definierte Ziele setzen 
Für das erfolgreiche Handeln eines virtuellen Teams, benötigt es klare Zielvorgaben, an denen sich jede/r Mitarbeitende orientieren kann. Diese sollten ruhig regelmäßig wiederholt werden. Neben dem gemeinsamen Ziel muss dabei deutlich werden, wie jede/r einzelne dazu beiträgt, dieses Ziel zu erreichen. Die Einschätzung, welchen Beitrag die eigene Arbeit hat, fällt meist leichter, wenn die Arbeit gemeinsam in einem Büro stattfindet. Dies wird jedoch umso abstrakter, wenn die Arbeit von vielen Mitarbeitenden nur noch an einer zentralen Stelle zusammenläuft. 
 
5) Regelmäßiges Feedback etablieren 
Kommunikation besteht zu einem Großteil aus Körpersprache, Mimik und Gestik – wichtige Aspekte, die bei virtueller Teamarbeit meist verloren gehen. Gründe dafür sind neben der räumlichen Distanz, auch die veränderten Kommunikationswege wie Chat, E-Mail und Telefonkonferenzen. Eine Alternative können Videokonferenzen sein. Zu beachten ist dabei aber, dass es auch noch viele Menschen gibt, die eine Bildübertragung ebenso wenig möchten, wie eine Veröffentlichung eines Profilbildes auf der Unternehmensinternetseite. Respektieren Sie diese Einstellung anstatt die Mitarbeitenden dazu zu zwingen. 
Außerdem ist der Anlass eines Gespräches zu beachten. Geht es um kritische Anmerkungen an einzelne Mitarbeitende, sollten diese in einem Vier-Augen-Gespräch, also zu zweit, besprochen werden. Gegenseitiges Feedback drückt auch Wertschätzung aus. Nutzen Sie daher jede Gelegenheit, um Feedback an Ihre Mitarbeitenden zu geben und eröffnen Sie umgekehrt, dass Ihre Mitarbeitenden Ihnen in dieser neuen Situation ein Feedback geben. So kann die virtuelle Zusammenarbeit gestärkt werden.  
 
6) Gegenseitiges Vertrauen stärken 
Kontrolle ist gut – Vertrauen ist besser! Die Distanz zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden trägt häufig zu einer Wahrnehmung bei, nicht mehr genau zu wissen, welche Aufgaben die Mitarbeitenden erledigen – und wie. Vertrauen Sie ihren Mitarbeitenden, dass sie ihre Arbeit von zu Hause genauso gut und gewissenhaft erledigen wie im Büro. Vertrauen schafft die Basis für eine gute virtuelle Zusammenarbeit. Wer zu viel Kontrolle auf seine Mitarbeitenden ausübt, wird schnell merken, dass sich die Stimmung im Team ins Negative ändert. Versuchen Sie stattdessen den Kontakt zu Ihren Mitarbeitenden zu halten, indem Sie regelmäßige Teambesprechungen per Telefon- oder Videokonferenz einplanen und Raum für Statusberichte geben. Das schafft umgekehrt auch Vertrauen in Sie als Führungskraft, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden weiterhin auf Augenhöhe behandeln. 
 
7) Persönlichen Austausch pflegen 
Durch die räumliche Distanz fehlen die Austauschmöglichkeiten im Alltag, z.B. in der Kaffeeküche oder im Flur. Der informelle Austausch stärkt den Zusammenhalt. Wenn dieses wichtige Element aufgrund der Arbeit im Homeoffice wegfällt, kann dies auch dem Teamzusammenhalt schaden. Finden Sie geeignete Alternativen für den informellen Austausch, der dem entgegenwirkt. Starten Sie beispielsweise Ihre Teambesprechung mit einer kurzen Runde, in der jede/r berichtet, wie es ihr/ihm in der aktuellen Corona-Situation geht und wie die Arbeit im Homeoffice funktioniert.

Die Zusammenarbeit auf Distanz geht häufig mit der Angst vieler Führungskräfte vor einem Kontrollverlust einher. Wichtig ist dabei, dass Führungskräfte ihren Mitarbeitenden in Sachen Selbstorganisation vertrauen. Eine wertschätzende und empathische Kommunikation und ein offenes Ohr der Führungskräfte helfen, Missverständnissen vorzubeugen und ein gutes Arbeitsklima auf Distanz zu ermöglichen und die Vertrauenskultur zu fördern. Daher haben wir einige Hinweise für Sie zusammengestellt.

• Geben Sie Ihren Mitarbeitenden einen Vertrauensvorschuss. Das stärkt die Zusammenarbeit langfristig, auch wenn die Homeoffice-Pflicht wieder aufgehoben wird. 
• Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Zeit, sich in die neue Arbeitssituation einzugewöhnen, sich eine eigene Arbeitsroutine zu schaffen. Die Arbeit im Homeoffice ist anders als im Büro, sowohl für Personen, die alleine leben wie auch für Familien. 
• Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden offen über Probleme und Herausforderungen im Homeoffice. Dadurch können gemeinsam Lösungsansätze entwickelt werden. 
• Homeoffice ist nicht für jede/n Mitarbeiter/in eine optimale Arbeitsform. Manche Menschen sind mit der Art der Selbstorganisation überfordert, die das produktive Arbeiten im Homeoffice voraussetzt. Passen Sie ggf. Ihre Erwartungshaltung an und kommunizieren Sie diese Änderung, um Ihre Mitarbeitenden bestmöglich zu unterstützen und auch emotional zu entlasten.  

Die BAD hat einen Flyer zum Führen virtueller Teams erstellt, dem Sie weitere sinnvolle Tipps entnehmen können.

> Flyer "Führen virtueller Teams"

Die Pandemie und die damit einhergehende neue Situation soziale Kontakte zu meiden, fällt uns unterschiedlich leicht oder schwer. Zusätzlich gilt nun auch ein bundesweites Kontaktverbot, was alle Menschen zur sozialen Isolation zwingt.  Für viele Menschen, die allein wohnen, entsteht dabei eine ganz besondere Herausforderung. Wie geht man mit der Einsamkeit um?

Unterschied Alleinsein und Einsamkeit
Einsamkeit ist vor allem ein Gefühl, dass jemand empfindet. Vielleicht fühlen sich manche von anderen Menschen ausgegrenzt, allein und im Stich gelassen, nicht beachtet. 
Alleinsein hingegen beschreibt einen realen Zustand; eine einzelne Person hält sich an einem Ort auf, niemand sonst ist in ihrer Nähe.

Einsamkeit ist eine völlig normale Reaktion des Menschen auf Isolierung und Kontaktarmut. Im Gegensatz zum Alleinsein kann die Einsamkeit jedoch auch in Lebenssituationen mit vielen Kontakten auftreten, zum Beispiel durch Ausgrenzung oder Unverständnis. Das Gefühl ist das Resultat einer seelischen Trennung zur Außenwelt. Das Alleinsein hingegen ist die Folge einer räumlichen Trennung.

Warum es schwer ist, allein zu sein
Der Mensch hat sich schon immer in Gruppen organisiert, da dies sein Überleben gesichert hat. Der Wunsch mit anderen Menschen verbunden zu sein, ist dadurch auch heute noch eines der wichtigsten und natürlichsten Bedürfnisse des modernen Menschen. Jede/r reagiert anders auf das plötzliche Alleinsein und die daraus entstehenden Einsamkeitsgefühle in der Quarantäne. Einfach ist dies sicherlich für die wenigsten.

Wir möchten Ihnen einige Tipps an die Hand geben, die helfen mit der Einsamkeit umzugehen:

1) Sprechen Sie das Thema offen an 
Die Einsamkeit zu benennen und auszusprechen ist ein wichtiger erster Schritt zu einem gesunden Umgang mit dieser. Bei Freunden, Familie oder auch nur vor sich selbst zuzugeben, dass man einsam ist, wirkt oft sehr befreiend. Außerdem ist es wichtig, die eigenen Gefühle zu akzeptieren. Einsamkeit ist eine normale Reaktion auf eine unnormale Situation.

2) Kontakte halten 
Gespräche sind wichtig für das psychische Wohlbefinden. Nutzen Sie neben dem Telefon auch die virtuellen Kanäle (Whatsapp, Videoanrufe, Microsoft Teams, Skype,…) um Ihre sozialen Kontakte zu pflegen. Vielleicht können Sie so auch alte Freundschaften wiederaufleben lassen und sich bei alten Bekannten melden. Es gab selten einen besseren Grund, um zu fragen, wie es jemandem geht. 
Ein Kaffeeplausch mit Nachbarn am Fenster oder dem Balkon ist eine nette Abwechslung. 
Wenn Sie raus gehen, so halten Sie natürlich Abstand, aber seien rücksichtsvoll und hilfsbereit zu den Menschen, die Ihnen begegnen - und probieren Sie ein Anlächlen aus?

3) Hauptgrund Langeweile 
Das Wegfallen der Freizeitaktivitäten ist wahrscheinlich eine der einschneidendsten Veränderungen in der sozialen Isolation. Beschäftigen Sie sich und füllen Sie die Zeit mit positiven Dingen. Vielleicht ist das die Gelegenheit für ein ganz neues Hobby? Vielleicht stricken Sie (Anleitungen findet man zahlreich auch auf Youtube) oder Sie backen Ihren Lieblingskuchen und machen vielleicht Nachbarn eine Freude mit einem geschenkten Stückchen davon? 
Es gibt viele Hobbys, bei denen man auch zu Hause kreativ sein kann. Sie können die neu gewonnene Zeit auch nutzen, um produktiv zu sein. Ob aufräumen, ausmisten, Steuererklärung machen oder einfach putzen, das Abarbeiten von Aufgaben schafft ein gutes Gefühl.

4) Fordern Sie sich heraus 
Die Versuchung ist groß, nur auf der Couch zu sitzen und rund um die Uhr die besorgniserregenden Nachrichten zu konsumieren. Doch schaffen Sie sich eine Tagesstruktur und nehmen Sie sich eine Pause vom Corona-Medienoverkill. Machen Sie Bewegung oder lernen etwas Neues. Sport ist auch zu Hause möglich, es gibt unzählige kostenlose Sportanleitungen auf Youtube, aber auch Sprach-, Musik- und Malkurse. Auch hier kann man sich mit anderen vernetzen - vielleicht wollen Sie mit Freunden eine Liegestütz-Challenge machen? Oder probiere einfach mal ein neues Rezept aus. Lesen Sie ein Buch, hören einmal einen Podcast oder ein Hörbuch. 
Die Berliner Philharmoniker bieten z. B. kostenlose Konzertmitschnitte an, über die Ticketseite Digital Concert Hall meldet man sich mit dem Code BERLINPHIL an und nutzt 30 Tage kostenfrei diesen Service, eine Kündigung ist nicht notwendig.

5) Hinweise für den Notfall 
Sollten Sie in einer depressiven Verstimmung stecken und alle Tipps und Anregungen finden in diesem Moment keinen Halt in Ihrem Leben, haben Sie die Möglichkeit, sich professionelle Hilfe zu holen:

> www.erzbistum-koeln.de/rat_und_hilfe 
> www.telefonseelsorge.de 
Telefonische Hilfe erhalten Sie unter 0800 1110111 oder 0800 1110222 

Tipps und Impulse, wie Sie ihr Zuhause ergonomisch besser gestalten können, erhalten Sie im folgenden Flyer der BAD.

> Ergonomie im Homeoffice.

Die aktuelle Situation und die von außen bestimmte Gestaltung des Arbeitsumfelds im Home Office ist für viele ein Ausnahmezustand, in der auch die Selbstfürsorge wichtig ist.
Tipps und Anregungen dazu erhalten Sie im folgenden Flyer der BAD.

> Selbstfürsorge im Homeoffice

Mit den folgenden Tipps und Übungen der BAD bleiben Sie fit beim Arbeiten am Computer. Sie unterstützen die Zusammenarbeit der beiden Gehirnhälften, reduzieren die Stresssymptome, verbessern die Aufnahmefähigkeit und steigern die Aufmerksamkeit sowie die Konzentration. 

> Gehirnfitness im Homeoffice