Aktuelle Verwaltungsprojekte

Aktuelle Projekte mit Beteiligung von Kirchenvorständen

Unter der Leitung von Agnes Busch bereitet ein breit aufgestelltes Projektteam die Kirchenvorstände und Rendanturen einerseits auf die zum 01.01.2021 gesetzlich festgelegte Umsatzsteuerpflicht der Kirchengemeinden und andererseits auf die Einführung der HGB-konformen Bilanzierung des kirchengemeindlichen Vermögens vor.

Unter Leitung von Svenja Doebel wird der digitale Rechnungsworkflow für die kirchlichen Rechtsträger in den Seelsorgebereichen und in den Regionalrendanturen eingeführt. Als Softwarelösung wurde das cloudbasierte Produkt "DocuWare" ausgewählt.

Über den Projektverlauf wird regelmäßig im KV-Newsletter informiert.

Unter der Leitung von Katherin Bollenbeck, Leiterin der Abteilung Bau im Seelsorgebereich, werden bistumsweit notwendige Informationen über den kirchengemeindlichen Gebäudebestand digital hinterlegt, um zukünftig den Kirchengemeinden, den Rendanturen und dem Erzbischöflichen Generalvikariat die Gebäudeplanung und -verwaltung zu erleichtern.

Sehr geehrte Herren Pfarrer,
sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom 8. Februar 2022 und 13. Mai 2022 haben wir Sie bereits über die Entwicklungen zur Grundsteuerreform und der damit einhergehenden notwendigen Neubewertung sämtlicher Grundstücke und Gebäude im gesamten Bundesgebiet informiert. In unserem heutigen Schreiben wollen wir Ihnen den aktuellen Stand und die weiteren Schritte erläutern. Dieses Schreiben richtet sich daher in besonderer Weise an die uns benannten Kontaktpersonen und Stellvertreter.

Sofern Sie uns als Kirchenvorstand noch keine Kontaktperson und Stellvertreter (mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse unter Nennung der Kirchengemeinde) benannt haben, bitten wir dies kurzfristig vorzunehmen. Ohne Angabe einer Kontaktperson sind wir nicht in der Lage, Ihnen einen Zugang zur Software und damit zu den für die Feststellungserklärung notwendigen Daten zu ermöglichen. Die Benennung der Personen oder des Personenkreises mit den erforderlichen Angaben senden Sie bitte an die folgende Mail-Adresse:

www.erzbistum-koeln.de/grundsteuer

Gemeinsam mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BDO AG hat das Erzbistum Köln im Juni und Juli drei Webseminare zum Thema Grundsteuerreform für die interessierten Mitglieder der Kirchenvorstände durchgeführt. Die Seminare sollten sie als Vertreter der Kirchengemeinden mit allgemeine Grundinformationen zum Thema versorgen. Mit insgesamt über 400 Teilnehmern sind die Seminare gut besucht gewesen.

In der Zwischenzeit hat die zu Beginn des Jahres eingesetzte Projektgruppe an der Zusammentragung der notwendigen Daten weitergearbeitet. Wie in den vorherigen Schreiben und den Seminaren erläutert, ist die Hauptproblematik das Sammeln und Aufbereiten der Daten aus den unterschiedlichen EDV-Systemen des Erzbistums Köln und den Papierbelegen der Finanzbehörden. Mittlerweile ist es der Projektgruppe in Zusammenarbeit mit der Regionalrendantur gelungen, den Datenbestand soweit aufzubereiten, dass die ersten Datenbestände zu Testzwecken erfolgreich in SmartGrundsteuer importiert werden konnten.

Im Rahmen von weiteren Testimporten in der Software sind in den letzten Tagen allerdings neue Fehler in der Übermittlung der Daten über die Elsterschnittstelle aufgetreten. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Textfelder, die nur eine bestimmte Anzahl von Zeichen zulassen, so dass nicht alle benötigen Informationen (z. B. der vollständige Name der Kirchengemeinde) übermittelt werden können. Somit ist eine rechtskonforme Abgabe der Grundsteuererklärungen nicht möglich. Dies wiederum führt dazu, dass wir Ihnen die Daten für die Anmeldung der Grundsteuer A und B zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht in SmartGrundsteuer zur Prüfung bereitstellen können. Wir möchten an dieser Stelle ausdrücklich darauf hinweisen, dass die Problematiken nicht durch unsere Kooperationspartner der KIPS GmbH oder der Firma Taxy.io verursacht sind, sondern der Fehler bei der Finanzbehörde liegt. Diese stellt seit Juli 2022 keine fehlerfreie Schnittstelle zur Übergabe der Daten bereit. Somit sehen auch wir uns gezwungen, den geplanten Rollout der Software SmartGrundsteuer auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Ein endgültiges Datum können wir Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt leider noch nicht benennen.

Damit Sie als Vertreter des Kirchenvorstands nicht individuell eine Fristverlängerung für die Einreichung der Grundsteuererklärungen vornehmen müssen, entwickeln wir gemeinsam mit unseren Kooperationspartnern und anderen Bistümern ein Positionspapier, um eine Fristverlängerung für die Einreichung der Grundsteuererklärungen zu erreichen. Dieses Positionspapier soll die Bundes- und Landesfinanzbehörden dazu bewegen, einer Fristverlängerung zuzustimmen.

Trotz der Problematik mit der Elsterschnittstelle werden wir die Aufbereitung der Daten gemeinsam mit den Regionalrendanturen weiter vorantreiben, so dass von unserer Seite die Arbeiten erledigt sind, sobald die Elsterschnittstelle funktioniert, und wir Ihnen Ihre Gebäude und Grundstücksdaten in SmartGrundsteuer zur Verfügung stellen können.

Weitere Informationen zur Thematik der Grundsteuer finden Sie auf der Homepage des Erzbistums Köln unter www.erzbistum-koeln.de/grundsteuer. Dort finden Sie einen umfangreichen Katalog an Antworten zu den wichtigsten Fragestellungen im Zusammenhang mit den erforderlichen Feststellungserklärungen. Sofern Sie aber darüber hinaus Rückfragen oder Hinweise haben, bitten wir Sie, diese an die Projektgruppe zu richten, die Sie über die oben angegebene Mail-Adresse erreichen.

Sehr geehrte Herren Pfarrer,
sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom 8. Februar 2022 haben wir Sie bereits zur Grundsteuerreform und der damit einhergehenden notwendigen Neubewertung sämtlicher Grundstücke und Gebäude im gesamten Bundesgebiet kontaktiert. Wie weiter ausgeführt, hat sich hierzu im Erzbischöflichen Generalvikariat eine Arbeitsgruppe gebildet, um Sie als Grundstückseigentümer in den Kirchengemeinden bei der Bewältigung der anstehenden Aufgaben zu unterstützen. Hierzu können wir Ihnen heute folgende weiteren Informationen zukommen lassen:

1. Projektgruppe im Erzbischöflichen Generalvikariat

Im Erzbischöflichen Generalvikariat wurde zu diesem Thema eine Projektgruppe gebildet. Die Projektgruppe setzt sich aus verschiedenen Vertretern der Bereiche Recht, Bauen, Finanzen, Steuern und Liegenschaften zusammen. Innerhalb dieser Projektgruppe gibt es mehrere Untergruppen, die sich mit der Datensammlung, den rechtlichen Fragestellungen und der Kommunikation gegenüber den Kirchengemeinden befassen. Uns ist es wichtig, Sie als Verantwortliche in den Kirchengemeinden zu informieren. Damit wir Sie nicht aus
dem Blick verlieren, konnten wir einen Vertreter aus den Reihen der Kirchenvorstände gewinnen, der uns aus dem Blickwinkel der Kirchengemeinde die notwendigen Hinweise gibt. Somit hoffen wir, dieses anspruchsvolle Projekt bis zum 31. Oktober 2022 gemeinsam erfolgreich abschließen zu können.

2. Begleitung des Prozesses durch die KIPS GmbH

Im Rahmen des Prozesses zur Meldung der Grundsteuer werden wir durch die KIPS GmbH begleitet. Die KIPS GmbH ist verantwortlich für die Steuerung der Abläufe, die Aufbereitung der Datenlage und die Bereitstellung der Daten in einer Software. Die Beauftragung der KIPS GmbH ist durch das Erzbistum Köln erfolgt. Somit übernimmt auch das Erzbistum Köln die Kosten. In den ersten Workshops hat sich gezeigt, dass uns insbesondere die Sammlung und die Zusammenführung der Daten vor erhebliche Probleme stellt, da der zur
Verfügung stehende Datenbestand fehlende und fehlerhafte Informationen enthält. Eine Datenbereinigung durch die Projektgruppe ist aufgrund der Kürze der Zeit ausgeschlossen, so dass an dieser Stelle Ihnen als Zuständige in den Kirchengemeinden die Verantwortung zukommt, Ihre Daten zu überprüfen. Diese Verantwortung liegt an dieser Stelle beim Eigentümer der Liegenschaften.

Download: Präsentation KIPS GmbH

3. Einsatz der Grundsteuersoftware SmartGrundsteuer

Wir möchten Ihnen die notwendigen Daten über Ihre Grundstücke und Gebäude - soweit diese in unseren ITSystemen vorhandensind -, möglichst prüffähig zur Verfügung stellen. Aus diesem Grund haben wir uns, nach einem internen Auswahlprozess, für die Software SmartGrundsteuer entschieden, die eine Zusammenarbeit zwischen der Verwaltung des Erzbistums und Ihnen als Grundstückseigentümern erlaubt. Wir sind aktuell dabei, die uns vorhandenen Grundstücks- und Gebäudedaten in diese Software einzuspielen und mit weiteren Daten anzureichern. Anschließend werden Sie einen Zugang zu diesem System erhalten, der es
Ihnen ermöglicht die hinterlegten Daten Ihrer Liegenschaften zu prüfen, ggf. Ergänzungen oder Anpassungen vorzunehmen und zu finalisieren.

Die Software SmartGrundsteuer verfügt über eine Schnittstelle zu ELSTER, wodurch Sie letztendlich auch die Einreichung der Feststellungserklärungen bei den jeweiligen Finanzämtern direkt über die Software vornehmen können. Eine Beantragung eines eigenen ELSTER-Zertifikates für die Übermittlung ist damit nicht nötig.

WICHTIG: Das neue Grundsteuergesetz sieht vor, dass eine Neubewertung sämtlicher Grundstücke künftig alle sieben Jahre erfolgen muss. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen SmartGrundsteuer dauerhaft zur Verfügung, sodass Ihnen die hinterlegten und an das Finanzamt übermittelten Daten auch für die nächste Hauptfeststellung zum 1. Januar 2029 in der Software zur Verfügung stehen. Dies gilt auch für eventuelle Nachfeststellungen, die sich aus steuerrelevanten Änderungen ergeben können.

Nach heutigem Stand sind in Nordrhein-Westfalen und in Rheinland-Pfalz in der Zeit vom 1. Juli 2022 bis zum 31. Oktober 2022 für sämtliche, nicht vollständig von der Grundsteuer befreiten Grundstücke Feststellungserklärungen zur Grundsteuer bei den jeweils zuständigen Finanzämtern einzureichen. Für steuerbefreite Grundstücke ist eine Erleichterung vorgesehen, die jedoch auch über die Software abgebildet werden soll.

Die Kosten für die Nutzung der Software SmartGrundsteuer trägt das Erzbistum Köln.

4. Steuerberatungskanzlei BDO AG, Köln

Zur Abbildung von komplexen rechtlichen Fragestellungen im Zusammenhang mit der Grundsteuerthematik in den Kirchengemeinden hat das Erzbistum Köln die BDO AG beauftragt. Ziel dieser Zusammenarbeit ist es, gemeinsam mit der BDO AG im Vorfeld komplexe Sachverhalte und Fragestellungen abzuarbeiten und Ihnen Antworten entsprechend aufbereitet zur Verfügung zu stellen.

Darüber hinaus verfügt die Software SmartGrundsteuer über ausführliche Hilfstexte und Erläuterungen, die Sie bei der Prüfung und Vervollständigung der Daten unterstützen. Sollten sich im Rahmen der Prüfung dennoch Fragen ergeben, die einer steuerlichen Beratung bedürfen, steht es Ihnen selbstverständlich frei, einen eigenen Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer Ihrer Wahl hinzuzuziehen.

Wir empfehlen Ihnen in diesem Fall, die Unterstützung der Steuerkanzlei BDO AG in Anspruch zu nehmen. Bei einer Mandatierung durch eine Kirchengemeinde bietet Ihnen die BDO AG dieselben Konditionen wie dem Erzbistum Köln an. Sofern Sie hiervon Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich gerne an folgende Kontaktadresse:

grundsteuerreform-ebk@bdo.de 

Die Kosten für eine individuelle Steuerberatung sind von den Kirchengemeinden eigenständig zu tragen.

5. Homepage mit allen relevanten Informationen zur Grundsteuerreform und Zugangsvoraussetzungen

Dieses Schreiben kann Ihnen nur einen ersten groben Überblick über die geplante Vorgehensweise im Erzbistum Köln bei der Bewältigung der Grundsteuerreform  geben. Aus diesem Grund sind wir aktuell dabei, für Sie eine geschützte Homepage auf der Internetseite des Erzbistums Köln einzurichten, die Sie über die weiteren Details rund um die Grundsteuerreform und des vorgesehenen Prozesses informiert und die mit fortschreitender Information durch die Behörden und des Ministeriums auch weiterwachsen wird. Diese Seite steht Ihnen unter folgender Webadresse zur Verfügung und wird regelmäßig mit aktuellen Informationen gefüttert. Hier können Sie sich über die aktuellen Entwicklungen informieren.

www.erzbistum-koeln.de/grundsteuer

Wie sehen die weiteren Schritte aus:

Die Finanzbehörden haben bereits mit der Versendung von Informationsschreiben zu Grundbesitz der Landund Forstwirtschaft begonnen. Nach derzeitigem Stand werden auch noch Informationsschreiben zu wohnbaulich genutzten Grundstücken folgen. Für alle weiteren Grundstücksarten sind nach unserem derzeitigen Kenntnisstand keine Informationsschreiben von öffentlicher Seite geplant. Darüber hinaus ist damit zu rechnen, dass Ihnen die Aufforderungen zur Abgabe einer Feststellungserklärung in den nächsten Wochen
zugehen werden. Bitte sammeln Sie alle Schreiben und Informationen, die Ihnen von Seiten des Finanzamtes oder Kommunen zugehen und leiten Sie diese Schreiben an die für Sie zuständige Rendantur weiter. Die Rendanturen, welche ebenfalls in diesem Prozess eingebunden sind, werden die Unterlagen entsprechend an die Projektgruppe weiterleiten.

WICHTIG:

Benennen Sie uns bitte bis zum 30. Juni 2022 eine zuständige Kontaktperson und einen Stellvertreter (mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse unter Nennung der Kirchengemeinde), denen zu einem späteren Zeitpunkt die Zugangsdaten zur Software SmartGrundsteuer inklusive Passwort zugehen werden und die berechtigt sind, die Prüfungen und Ergänzungen an den Feststellungserklärungen vorzunehmen und beim Finanzamt einzureichen. Die Benennung der Personen oder des Personenkreises leiten Sie bitte mit den angeforderten Informationen an die folgende Mailadresse weiter.

grundsteuerreform@erzbistum-koeln.de 

Das Thema der Grundsteuerreform und die engen Zeitvorgaben bergen einen hohen Grad an Komplexität. Aus diesem Grund ist die Projektgruppe mit Vertretern verschiedener Bereiche eingerichtet worden. Wie in diesem Schreiben ausgeführt, wird an der Thematik intensiv gearbeitet und Sie werden zeitnah weitere Informationen erhalten. Sofern Sie aber bereits jetzt Rückfragen oder Hinweise haben, bitten wir Sie, diese an die Projektgruppe zu richten, die Sie über die oben genannte Mail-Adresse erreichen.

 

 

Aufgrund einer Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts von April 2018 muss der Gesetzgeber das geltende Grundsteuerrecht umfassend reformieren. Das neue Grundsteuerrecht wird ab dem 1. Januar 2025 Anwendung finden.

Vorab müssen jedoch zwingend alle Grundstücke und Gebäude – auch die steuerbefreiten – im Bundesgebiet neu bewertet werden. Dies betrifft selbstverständlich auch den kirchlichen Grundbesitz.

Die bisher getroffenen Vorüberlegungen des Erzbistums Köln möchten wir Ihnen im Folgenden erläutern.

Stichtag für die Neubewertung der Grundstücke ist der 1. Januar 2022 – danach alle sieben Jahre. Die Vordrucke und Ausfüllanleitungen für die Erklärung zur Feststellung des Grundsteuerwerts wurden am 24. Dezember 2021 im Bundessteuerblatt veröffentlicht (BStBl 2021 I S. 2391). 

Damit steht fest, welche Angaben der Grundstückseigentümer der Finanzverwaltung (ausschließlich) digital über ELSTER für jedes einzelne seiner Grundstücke und Gebäude zur Verfügung stellen muss. Dies betrifftneben Lagebezeichnung, Flurstückgröße, Name und Adresse der Erbbauberechtigten etc., auch Angaben zu einzelnen Wohnungen, Zeitpunkt einer möglichen Kernsanierung der Gebäude sowie Ackerzahlen oder Bodenrichtwerten.

Der Grundstückseigentümer muss die Feststellungserklärung mit den geforderten Angaben voraussichtlich ab dem 1. Juli 2022 bis zum 31. Oktober 2022 dem zuständigen Finanzamt übermitteln. Auf Basis der übermittelten Daten des Finanzamts legt die Stadt oder die Gemeinde dann die endgültige Höhe der Grundsteuer fest, und die Grundsteuerbescheide für den 1. Januar 2025 werden erstellt.

Im Erzbischöflichen Generalvikariat hat sich eine Arbeitsgruppe gebildet, die zum einen die Aufgabe hat, Ihnen die notwendigen Daten über Ihre Grundstücke und Gebäude möglichst prüffähig zur Verfügung zu stellen, zum anderen aber auch zu klären, ob eine Übermittlung der notwendigen Angaben über ELSTER an die Finanzverwaltung automatisiert werden kann. Hierfür stehen EDV-Unterstützungsprogramme verschiedener Anbieter zur Verfügung.

Weil die geforderte Neubewertung aller Grundstücke und Gebäude im Bundesgebiet aber einen noch nie dagewesenen Verwaltungsvorgang darstellt, gibt es keine Erfahrungswerte oder bewährte Software, auf die wir zugreifen können. Somit können wir zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Aussagen zum Umfang der erforderlichen Mitwirkung der Kirchenvorstände, zur notwendigen Einschaltung externer Unterstützung oder zu möglichen Kosten tätigen. Dies hängt auch mit der hohen Anzahl der an die Finanzverwaltung zu meldenden Grundstücksdaten und mit der Komplexität der jeweiligen Liegenschaft zusammen.

Bitte sehen Sie von Rückfragen ab; nach Klärung der notwendigen Verwaltungsvorgänge werden wir Sie rechtzeitig und umfassend über das weitere Prozedere im Newsletter für Kirchenvorstände und auf unserer Website informieren.

Diese Seite erreichen Sie auch über den Kurzlink

www.erzbistum-koeln.de/grundsteuer

Die Kirchengemeinden im Erzbistum Köln bewahren ein reiches Erbe historisch und/oder künstlerisch bedeutender Ausstattung in ihren Kirchen und Kapellen. Sie haben den Auftrag (can. 1283 CIC), diese im Zuge der Vermögensverwaltung zu erfassen und zu kennen.

Diese Aufgabe übernimmt stellvertretend für die Kirchengemeinden die Stabsstelle Erzdiözesanbaumeister in der Hauptabteilung Seelsorgebereich, indem es die Inventarisierung vor Ort im Rahmen eines Projektes unter der Leitung von Dr. Anna Pawlik nach einheitlichen Standards durchführt.

 

Aktuelle Projekte in den Regionalrendanturen

Mit dem Projekt „Einführung FM in Rendanturen“ wird den Regionalrendanturen eine CAFM(Computer-Aided Facility Management)-Standardsoftware von der Firma IMSware GmbH zur Verfügung gestellt. Die Software unterstützt mit ihren verschiedenen Modulen im Bereich der Haus- und Mietverwaltung (HMV) hauptsächlich das Budgetmanagement und den Zahlungsverkehr, das Miet- und Vertragsmanagement, das Energiemanagement sowie die Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen. Im Bereich der Bauverwaltung wird ein Budget-Controlling (BBC) installiert, das die vollständige finanzielle Erfassung und Überwachung der einzelnen Baumaßnahmen ermöglicht. 

Die Grundlagendaten zu den einzelnen Gebäuden werden durch das Projekt Gebäudeerfassung (GE) für alle kirchengemeindlichen Gebäude erhobenen. GE liefert damit für HMV und BBC die notwendigen Basisdaten.