Die Abteilung Personalentwicklung und Gesundheit unterstützt Sie gerne in allen Fragen zum Thema Qualifizierung und Weiterbildung für Pfarramtssekretärinnen und Pfarramtssekretäre.

Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Informationen.

Was macht ein/e Pfarramtssekretär/in

Pfarramtssekretärinnen und -sekretäre arbeiten im Erzbistum Köln in sogenannten Pastoralbüros bzw. in Kontaktbüros. Sie erledigen typische Sekretariatsarbeiten, koordinieren Vorgänge, die eine gute pastorale Arbeit vor Ort ermöglichen, widmen sich serviceorientiert den Besucherinnen und Besuchern der Büros und arbeiten eng mit den pastoralen Mitarbeitenden zusammen.

Als Pastoralbüro wird die zentrale Organisations- und Büroeinheit innerhalb einer Pfarreiengemeinschaft oder einer fusionierten Pfarrei verstanden,

  • in der Verwaltungs- und Büroarbeiten, einschließlich der „pfarramtlichen“ Aufgaben, zentral abgewickelt werden,
  • in der das Pastoralteam und Ehrenamtliche unterstützt werden und
  • in dem Termine, Ressourcen und Informationen angenommen, koordiniert, bearbeitet und weitergeleitet werden.

Damit Prozesse und Arbeitsabläufe in allen Pastoralbüros des Erzbistums Köln gleich sind, dient das Handbuch Pastoralbüro zur Orientierung.

Qualifizierung als Pfarramtssekretär/in

Pfarramtssekretär/in ist kein Ausbildungsberuf. Viele Pfarramtssekretärinnen und -sekretäre haben andere Berufe erlernt und sind später in dieses Berufsfeld gewechselt.

Sollten Sie bereits als Pfarramtssekretärin oder -sekretär in einer Kirchengemeinde begonnen haben, bieten wir die Möglichkeit in Form eines Grundkurses in zwei Modulen (Modul A und Modul B) grundlegendes Wissen für die Arbeit in einem Pastoralbüro zu erlernen. Die beiden Module bereiten auf typische pfarramtliche Aufgaben vor (wie z. B. Auszüge aus den Kirchenbüchern zu erstellen).

Alle Informationen zu unseren Angeboten - so auch das aktuelle Weiterbildungsprogramm - finden Sie auf unserer Plattform Magellan Academy (Link).

Weiterbildung für Pfarramtssekretärinnen und -sekretäre

Die Abteilung Personalentwicklung und Gesundheit bietet ein vielseitiges und bedarfsgerechtes Weiterbildungsprogramm, das den Mitarbeitenden im Erzbischöflichen Generalvikariat, Erzbischöflichen Offizialat und den angeschlossenen Dienststellen, den Verwaltungsleiter/innen und Verwaltungsassistenzen, den Mitarbeitenden in den Regionalrendanturen, den Mitarbeitenden in den Katholischen Hochschulgemeinden, den Pfarramssekretärinnen/-sekretären und den Küster/innen offen steht.

Pfarramtssekretärinnen und -sekretäre können unsere Weiterbildungsangebote in der Regel kostenlos und mit einer Freistellung während der Arbeitszeit nutzen. Wir bitten Sie, Ihre Teilnahme vor der Anmeldung mit Ihrer/Ihrem Vorgesetzten (Verwaltungsleiter/in oder in Einzelfällen der leitende Pfarrer) zu klären.

Alle Informationen zu unseren Angeboten - so auch das aktuelle Weiterbildungsprogramm - finden Sie auf unserer Plattform Magellan Academy (Link). Spezielle Weiterbildungen für Ihre Zielgruppe finden Sie im Bildungsangebot in der Kategorie "Pfarramtssekretärinnen/-sekretäre und Küster/innen". Darüber hinaus dürfen Sie auch gerne die Angebote anderer Kategorien nutzen, bei denen im Feld Zielgruppe "Pfarramtssekretärinnen und -sekretäre" aufgelistet ist.

Die Magellan Academy Benutzeranleitung erhalten Sie über Ihre Verwaltungsleitung

Aktuelles

Ordnungsdienst

Der neue Dienst "Ordnungsdienst" ist analog angelegt worden zu anderen Diensten im Gottesdienst (Lektor, Küster, Kommunionhelfer etc.). Er kann daher sowohl über den Dienstplan chronologisch oder den Dienstplan nach Kirchenort, als auch über KaPlan Web geplant werden.

Die Planung in KaPlan Web ist automatisch für die Terminarten Hl. Messe, Vorabendmesse und Familienmesse aktiviert. Um auch bei anderen Terminarten die Planung zu ermöglichen, gehen Sie in der KaPlan Vollversion auf Datei → Systemeinstellungen → Dienstvorgaben und legen Sie dort für die jeweiligen Terminarten fest, ob ein Ordnungsdienst allgemein benötigt wird oder nicht.

Veranstaltungsmanagement

Das neue Modul "Veranstaltungs-Management" wird sehr zeitnah über Planung → Veranstaltungen/Teilnehmer zu erreichen sein.

Dieses Modul bietet Ihnen ein Anmeldesystem, das Ihnen hilft die Teilnehmerzahl von Gottesdiensten zu beschränken und die Namen der Teilnehmer transparent zur Einhaltung der behördlichen Nachweispflicht zu dokumentieren.

Die maximale Teilnehmerzahl kann in dem Modul pro Veranstaltung/Gottesdienst definiert und freigegeben werden. Die Anmeldung der Teilnehmer ist entweder händisch von Ihnen über die KaPlan Vollversion oder auch über einen generierten Link, der auf Ihre Homepage gestellt werden kann, möglich.

Die Teilnehmerlisten können vor Beginn der Veranstaltung für den Ordnungsdienst vor Ort ausgedruckt werden oder es können, wenn gewünscht, auch Tickets generiert bzw. bei Anmeldung über die Homepage direkt ausgedruckt werden.

Der Datenschutz wird bei Nutzung des Veranstaltungsmanagement-Moduls eingehalten. Das Recht zur Nutzung des Moduls kann unter Stammdaten → Programmnutzer individuell pro Nutzer gegeben oder entzogen werden. 


Schulungen

Bei Fragen, die Schulungen betreffen, wenden Sie sich bitte direkt an diese Telefonnummer: 0228 29 97 83 03 (KaPlan Software)

In der Kirchenzeitung vom 13. März 2020 (Ausgabe 11) wurde Frau Ute Brandenburg zur Gründung des Berufsverbandes der Pfarramtssekretärinnen und -sekretäre im Erzbistum Köln befragt. Lesen Sie hier das Interview (PDF) und besuchen Sie den Berufsverband unter www.bvps-koeln.de

Seit 2010 gibt es das Handbuch Pastoralbüro. In einer Online-Umfrage wurden Pfarramtssekretärinnen und -sekretäre, Verwaltungsleitungen und -assistenten zur Nutzung des Handbuchs befragt.

> Zusammenfassung der Ergebnisse